FAQ & Support

Kurzfassung: Diese Seite bündelt die häufigsten Fragen zu LirAI Next nach Themen. Für eine ausführlichere Anleitung verlinkt jede Antwort auf das passende Tutorial bzw. den passenden Hilfe-Center-Artikel, statt die Erklärung hier zu duplizieren. Unklare Fachbegriffe erklärt das Glossar.

Erste Schritte

Wie lade ich mein erstes Dokument hoch? Klicken Sie in der Dokumentübersicht auf das Upload-Symbol, oder ziehen Sie die Datei per Drag & Drop in das Upload-Feld. Details: Tutorial 1: Erste Schritte.

Was passiert nach dem Upload? LirAI Next startet automatisch die Extraction Cascade: Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Lieferant und weitere Felder werden erkannt. Der Fortschritt ist in der Dokumentliste sichtbar (Status „In Bearbeitung“ → „Rechnungen“/„Zu besprechen“).

Woher weiß ich, ob ein erkanntes Feld korrekt ist? Felder mit niedriger Konfidenz (unter 85 %) werden farblich markiert — prüfen Sie diese Felder besonders sorgfältig und korrigieren Sie sie bei Bedarf manuell.

Rechnungen prüfen und freigeben

Wer darf eine Rechnung freigeben? Nur Mitglieder mit der Rolle Freigeber (Approver) oder Admin. Die Rolle Mitglied kann Belege hochladen, ansehen und kommentieren, aber nicht freigeben.

Warum kann ich eine freigegebene Rechnung nicht mehr bearbeiten? Die Freigabe ist der verbindliche Prüfpunkt (GoBD) — ab diesem Zeitpunkt gelten die Belegdaten als von einem Menschen bestätigt, die Rechnung wird schreibgeschützt. Eine irrtümliche Freigabe lässt sich zurückziehen (Status wechselt zurück zu „Zu besprechen“); danach sind die Felder wieder bearbeitbar. Details: Tutorial 2: Rechnungen freigeben und bezahlen.

Was bedeutet die Markierung „Gutschrift“? Belege mit negativem Gesamtbetrag erhalten automatisch und dauerhaft die Markierung „Gutschrift“ — unabhängig von einer weiteren Einordnung. Zusätzlich schlägt LirAI Next in der Belegansicht meist vor, ob es sich um eine Abrechnungs- oder eine Korrektur-/Stornogutschrift handelt; diesen Vorschlag können Sie dort bestätigen oder korrigieren. Die „Gutschrift“-Markierung selbst bleibt davon unberührt.

Wie kann ich Dokumente mit Labels/Lesezeichen kennzeichnen? Weisen Sie im Detail-Header eines Dokuments oder einer Rechnung über die Chips-Zeile bzw. den durchsuchbaren Picker ein oder mehrere Labels zu (bei Bedarf direkt neu anlegen). Labels gelten unternehmensweit und lassen sich in den Einstellungen im Tab „Unternehmen“ verwalten (anlegen, umbenennen, Farbe wählen, löschen). In der Dokumentenliste können Sie nach Labels filtern; ab 25 ausgewählten Dokumenten lassen sich Labels auch per Mehrfachauswahl in einem Schritt zuweisen.

Wie verwalte ich Lieferscheine? Lieferscheine lassen sich separat erfassen und Rechnungen zuordnen. Details: Handbuch – Wie funktioniert die Verwaltung von Lieferscheinen? und Tutorial Lieferscheine prüfen und zuordnen.

Zahlungen

Wie bezahle ich mehrere Rechnungen auf einmal? Freigegebene Rechnungen lassen sich zur Zahlungsliste hinzufügen und dort per Mehrfachauswahl als Sammelüberweisung bezahlen (sofern das gewählte Bankkonto SEPA-Sammelüberweisung unterstützt). Details: Tutorial 2: Rechnungen freigeben und bezahlen.

Was bedeutet der Status „Bezahlt (Lastschrift, vorl.)“? Erkennt LirAI Next zuverlässig, dass eine Rechnung per Lastschrift eingezogen wird, wechselt eine freigegebene Rechnung automatisch auf diesen vorläufigen Bezahlt-Status. Stellt sich die Lastschrift später als zurückgebucht heraus, können Mitglieder mit der Rolle Freigeber (Approver) oder Admin dies über die Funktion „Rücklastschrift erfassen” nachtragen. Nach Ablauf der vollen SEPA-Rücklastschriftfrist (13 Monate) wird der Status automatisch endgültig auf „Bezahlt“ gesetzt.

Was passiert, wenn eine Zahlung fehlschlägt? Das Bankfenster läuft nach 15 Minuten ohne Bestätigung automatisch ab; die Rechnung kehrt dann automatisch auf die Zahlungsliste zurück und kann erneut bezahlt werden.

Ausgangsrechnungen

Kann ich mit LirAI Next auch eigene Rechnungen ausstellen (Ausgangsrechnungen)? Ja – LirAI Next unterstützt das Anlegen und Versenden eigener Rechnungen inklusive automatischer Rechnungsnummernvergabe und E-Rechnungsformat (ZUGFeRD). Die Funktion ist aktuell ausschließlich in unserer Staging-Umgebung freigeschaltet und in der Produktivumgebung noch nicht verfügbar. Details zum vorgesehenen Ablauf: Tutorial Ausgangsrechnung als Entwurf anlegen und bearbeiten.

Gibt es ein Limit für Ausgangsrechnungen? Im kostenlosen Tarif lassen sich bis zu 10 Ausgangsrechnungen pro Kalendermonat versenden; Entwürfe und stornierte Rechnungen zählen dabei nicht mit.

E-Mail-Import

Kann ich Rechnungen automatisch per E-Mail importieren? Ja — nach Verbindung eines IMAP-Postfachs importiert LirAI Next eingehende Rechnungen automatisch im gewählten Abrufintervall. Details: Tutorial 3: E-Mails automatisch importieren.

Welche Dateiformate werden beim E-Mail-Import importiert? Ausschließlich PDF- und XML-Anhänge (z. B. XRechnung). Andere Formate, auch Bilder wie JPG/PNG, werden beim E-Mail-Import stillschweigend übersprungen — für Bilddokumente nutzen Sie den manuellen Web-Upload.

Warum wurde eine erwartete E-Mail nicht importiert? Prüfen Sie das Protokoll unter Einstellungen → E-Mail-Import → Protokoll. Dort sehen Sie je E-Mail den Status (u. a. „kein Anhang“, „Duplikat“, „fehlgeschlagen“) und können einzelne Nachrichten erneut abrufen. Details zu den Einstellungen insgesamt: Tutorial Einstellungen einrichten.

KI-Assistent Lira

Was kann der Lira-Assistent? Lira beantwortet Fragen zu Ihren Dokumenten, hilft beim Finden bestimmter Belege und schlägt Feldkorrekturen als Karte vor. Details: Wofür kann ich den Lira-Assistenten nutzen?. Ausführliche Anleitung: Tutorial Lira nutzen — Rechnungen bearbeiten, verwalten und prüfen.

Ändert Lira selbstständig Felder, Status oder Exporte? Nein. Jeder Vorschlag muss von Ihnen ausdrücklich bestätigt werden, bevor sich am Dokument etwas ändert.

Team, Rollen & mehrere Unternehmen

Welche Rollen gibt es und was dürfen sie? Eine vollständige Übersicht aller Rollen (Organisation und Unternehmen) finden Sie im Handbuch (Abschnitt Nutzerrechte-Übersicht).

Kann ich mehrere Unternehmen zentral verwalten? Ja — über eine Organisation lassen sich mehrere Unternehmen zentral verwalten, relevant z. B. für Steuerkanzleien mit mehreren betreuten Unternehmen.

Datenschutz & Support

Wie melde ich ein Problem im Portal? Über den Button „Problem melden“ in der Topbar, auf jeder angemeldeten Seite verfügbar. Details: Wie melde ich ein Problem im Portal?.

Werden meine E-Mail-Zugangsdaten sicher gespeichert? Ja — LirAI Next speichert IMAP-Passwörter verschlüsselt (AES-256-GCM) und verwendet sie ausschließlich für den E-Mail-Abruf, nie im Klartext.

Stand: 27.07.2026