Wie funktioniert die Verwaltung von Lieferscheinen?

Kurzfassung: Ein Lieferschein ist eine eigene Belegart in LirAI Next — mengen-, nicht wertorientiert: Es zählen Positionen mit Menge und Einheit, kein Betrag. Sie reichen einen Lieferschein wie jeden anderen Beleg ein, LirAI Next erkennt die Belegart und die Positionen automatisch. Ein Lieferschein durchläuft danach einen eigenen, schlanken Ablauf ohne Freigabe und ohne Zahlung: Eingegangen → Erkannt → Geprüft → optional Zugeordnet → Abgeschlossen. Er lässt sich mit der passenden Bestellung oder Rechnung verknüpfen, damit die Mengen vergleichbar sind — und, wenn der automatische Mengenabgleich für Ihr Unternehmen eingeschaltet ist, automatisch verglichen werden.

1. Was ist ein Lieferschein in LirAI Next?

Ein Lieferschein bildet einen Wareneingang ab: Wer hat was in welcher Menge geliefert. Anders als eine Rechnung weist er keinen Betrag aus — enthält ein Beleg Beträge und eine Zahlungsaufforderung, erkennt LirAI Next ihn als Rechnung, nicht als Lieferschein. Ein Lieferschein ohne einen einzigen Preis ist entsprechend vollständig, nicht unvollständig.

Erfasst werden unter anderem Lieferscheinnummer, Lieferdatum, Lieferant, Empfänger, optional Bestellnummer, Spediteur und Sendungsnummer sowie eine Positionsliste mit Artikelnummer, Bezeichnung, Menge und Einheit je Position.

2. Lieferscheine einreichen

Ein Lieferschein wird wie jeder andere Beleg eingereicht:

• Web-Upload: Datei direkt in LirAI Next hochladen.
• E-Mail-Postfach: über das für Ihr Unternehmen eingerichtete E-Mail-Postfach (siehe Einstellungen) — ein als Anhang eingehender Lieferschein wird automatisch übernommen.

LirAI Next erkennt die Belegart automatisch anhand des Inhalts (Positionen mit Menge/Einheit statt Betrag und Zahlungsaufforderung) — es gibt keinen gesonderten Upload-Weg nur für Lieferscheine. Nach der Erkennung finden Sie den Beleg im linken Seitenmenü direkt unter Lieferscheine (Zone „Belege”) in der passenden Statusgruppe — z. B. „Unbearbeitet” für einen frisch erkannten Lieferschein.

3. Status im Überblick

Ein Lieferschein hat einen eigenen Ablauf ohne Freigabe- oder Zahlungsschritt:

Status	Bedeutung
Eingegangen	Neu eingereicht, Erkennung läuft
Erkannt	Belegart und Felder erkannt — kann Lücken enthalten
Geprüft	Alle Pflichtangaben vollständig (siehe Abschnitt 4)
Zugeordnet	Mit einer Bestellung oder Rechnung verknüpft (optionaler Schritt)
Abweichung	Beim Mengenabgleich mit dem verknüpften Beleg ist eine Differenz aufgefallen
Geklärt	Die gemeldete Abweichung wurde geklärt
Abgeschlossen	Endstatus — ein Lieferschein ohne Bestellbezug kann direkt von „Geprüft” hierher wechseln

„Abgeschlossen” ist ein Endstatus: Ein fehlerhafter Lieferschein wird nicht wieder geöffnet, sondern durch einen korrigierten Lieferschein des Lieferanten ersetzt, den Sie neu einreichen.

4. Prüfen: Pflichtangaben

Damit ein Lieferschein von „Erkannt” auf „Geprüft” wechseln kann, müssen folgende Angaben vorhanden sein: Lieferscheinnummer, Lieferdatum, Lieferant, Empfänger sowie mindestens eine Position mit Bezeichnung, Menge und Einheit. Fehlt etwas, benennt LirAI Next auf der Beleg-Detailseite genau die fehlenden Felder, statt den Beleg nur als „unvollständig” zu markieren. Fehlende Angaben lassen sich vor der Prüfung direkt im Formular ergänzen.

Artikelnummer, Bestellnummer, Spediteur und Sendungsnummer sind optional — sie fehlen auf vielen Packlisten von Natur aus und gelten nicht als Lücke.

5. Mit Bestellung oder Rechnung verknüpfen

Erkennt LirAI Next zur Bestellnummer des Lieferscheins genau einen eindeutig passenden Beleg, schlägt es die Verknüpfung auf der Detailseite vor — Sie bestätigen sie mit einem Klick („Verknüpfung bestätigen”). Bei mehreren möglichen Treffern oder ohne Bestellnummer verknüpfen Sie manuell über den Bereich Verknüpfungen auf der Detailseite. Die Verknüpfung ist immer ein Vorschlag, den Sie bestätigen — LirAI Next verknüpft nichts automatisch.

Ist ein Beleg verknüpft, zeigt die Detailseite unter Mengenabgleich die Positionsmengen des Lieferscheins und die des verknüpften Belegs nebeneinander — je Position „geliefert” gegen „erwartet”.

Ist der automatische Mengenabgleich für Ihr Unternehmen eingeschaltet, bewertet LirAI Next diesen Vergleich selbst und setzt den Lieferschein bei einer Differenz auf Abweichung. Ist er nicht eingeschaltet, bleibt der Block eine reine Gegenüberstellung ohne Bewertung: Sie vergleichen die Mengen selbst und melden eine Abweichung von Hand.

5.1 Was der automatische Abgleich vergleicht

• Zuordnung der Positionen: zuerst über die Artikelnummer, sonst über die Bezeichnung. Positionen ohne erkennbare Bezeichnung oder ohne lesbare Menge werden nicht verglichen — LirAI Next weist Sie gesondert darauf hin, statt sie stillschweigend zu übergehen.
• „Geliefert” ist eine Summe, nicht die Menge dieses einen Belegs: Es zählen alle Lieferscheine, die mit demselben Beleg verknüpft sind. Drei Teillieferungen über 5, 3 und 2 Stück gegen erwartete 10 Stück gelten zusammen als vollständig — auch wenn in der Positionstabelle des einzelnen Lieferscheins eine kleinere Zahl steht.
• Angekündigte Teillieferung: Eine Unterlieferung, die als Teillieferung angekündigt ist, gilt nicht als Abweichung. Die noch fehlende Menge wird trotzdem angezeigt — sonst sähe niemand, dass noch etwas aussteht.
• Mehr geliefert als erwartet ist immer eine Abweichung, ebenso eine Position, die im verknüpften Beleg gar nicht vorkommt.
• Unterschiedliche Einheiten (z. B. Karton gegen Stück) sind nicht vergleichbar. LirAI Next weist das als eigenen Befund aus und zeigt dafür keine Differenz an — eine Zahl wäre hier irreführend. Angezeigt werden die Einheiten, wie sie auf den Belegen stehen.

5.2 Wann der Abgleich läuft — und was er nicht tut

Der Abgleich läuft in zwei Momenten: wenn Sie eine Verknüpfung bestätigen, und wenn Sie den Lieferschein auf Zugeordnet setzen. Sie können ihn also auch ohne neue Verknüpfung erneut auslösen.

Der Mengenabgleich hebt eine gefundene Abweichung nicht von selbst wieder auf. Ob eine Abweichung geklärt ist, entscheiden Sie — über Abweichung geklärt auf der Detailseite. Der Grund für die Abweichung steht dabei am Beleg: welcher Gegenbeleg, welche Position, geliefert gegen erwartet.

Ein Lieferschein ohne Bestellbezug (z. B. eine einfache Packliste) muss nicht zugeordnet werden — er wechselt von „Geprüft” direkt auf „Abgeschlossen”.

6. Handschriftliche Vermerke

Handschriftliche Vermerke auf einem Lieferschein (z. B. eine korrigierte Menge) werden von LirAI Next nicht als Text ausgelesen — die KI markiert nur, dass ein Vermerk vorhanden ist, und zeigt die Bildstelle. Solange ein solcher Vermerk vorhanden ist, lässt sich der Lieferschein erst abschließen, nachdem jemand den Vermerk mit dem Originalbeleg abgeglichen und dies bestätigt hat („Vermerk geprüft”). Grund: Die ausgelesene Menge ist die gedruckte Menge — ohne diesen Abgleich könnte ein Beleg als „abgeschlossen” gelten, obwohl er sich selbst widerspricht.

7. Aufbewahrung

Hinweis für Deutschland: Ob und wie lange ein Lieferschein aufzubewahren ist, hängt von seiner Funktion im Einzelfall ab. Lieferscheine, die nicht als Buchungsbeleg dienen, müssen grundsätzlich nur bis zum Erhalt bzw. Versand der zugehörigen Rechnung aufbewahrt werden. Dient ein Lieferschein als Buchungsbeleg, gilt in der Regel eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Prüfen Sie bei abweichenden Sachverhalten oder zusätzlichen Vermerken die Einordnung in Ihrer Buchführung und holen Sie bei Bedarf steuerlichen oder rechtlichen Rat ein.

Amtliche Grundlagen: § 147 AO und § 257 HGB.

Ein Beleg, der Beträge ausweist und Zahlung verlangt, wird unabhängig von einer eventuell vorhandenen Lieferschein-Optik als Rechnung erfasst und durchläuft die Rechnungsprüfung inklusive der Pflichtangaben nach § 14 UStG — nicht die Lieferschein-Prüfung.

Gut zu wissen

• Kein DATEV-Export: Ein Lieferschein löst keinen Buchungssatz aus und wird nicht separat an DATEV übertragen — er ist in DATEV nur über die verknüpfte Rechnung sichtbar. Mehr zum Export freigegebener Rechnungen im Kapitel Wie funktioniert der Export?.
• Wer darf Lieferscheine bearbeiten? Felder korrigieren, Status wechseln und Verknüpfungen bestätigen erfordert die Rolle Freigeber (Approver) oder Admin — wie bei den bearbeitbaren Feldern einer Rechnung. Details zu den Rollen im Kapitel Welche Rolle hat welche Rechte?.
• Allgemeines zum Einreichen, Wiederfinden und zum Protokoll aller Belege — inklusive Lieferscheine — im Kapitel Wie funktioniert die Dokumentenverwaltung?.

Stand: 20.08.2026