Wie funktioniert der Mahnlauf?

Kurzfassung: Der Mahnlauf geht die offenen Forderungen Ihres Unternehmens durch und hält für jede fest, ob sie automatisch bearbeitbar ist oder manuell geprüft werden muss. Er mahnt nicht, versendet nichts und schreibt keine Beträge fest — er bewertet. Seine Ergebnisse sind die Grundlage dafür, welche Handlungen Sie danach ausführen können.

Dieser Bildschirm verschickt nichts: Der Mahnlauf bewertet, schreibt fest und erzeugt das Mahndokument — auch das Ansehen eines Dokuments löst keinen Versand aus. Ob und wie ein Dokument Ihr Unternehmen per E-Mail verlässt, legen Sie getrennt fest, unter Einstellungen → Ausgangsrechnung → „Mahnversand” (nur für Admins).

Einen Mahnlauf lesen

Der Bildschirm zeigt drei Abschnitte:

Abschnitt	Was er enthält
Zur Prüfung durch eine Person	Forderungen, die manuell zu prüfen sind — der Lauf konnte sie mit den vorhandenen Daten und im freigegebenen Scope nicht automatisch bearbeiten. Der Grund steht in der Zeile. Sie prüfen den Sachverhalt und entscheiden, wie Sie weiter vorgehen. Dieser Abschnitt steht oben — er ist der einzige, der Ihnen etwas zu tun gibt.
Automatisch bearbeitbar	Forderungen, die automatisch bearbeitbar sind. Geschehen ist damit noch nichts — der Lauf stellt nur fest, was möglich wäre.
Betrachtet, aber nicht betroffen	Forderungen, die der Lauf gesehen und beiseitegelegt hat. Kein Handlungsbedarf.

Zwei Zeitpunkte auf demselben Bildschirm

Die Zahlen im Mahnlauf kommen aus zwei verschiedenen Momenten — und das ist kein Fehler:

• Urteil, Grund und Mahnstufe stammen vom Tag des Laufs und ändern sich danach nicht. Wenn Sie einen älteren Lauf heute ansehen, lesen Sie das Urteil von damals.
• Der offene Betrag ist der heutige. Eine Zahlung, die nach dem Lauf eingegangen ist, wirkt sich darin bereits aus.

Ein Lauf urteilt über einen Stichtag. Was danach passiert, ändert das Urteil nicht — es kann die Forderung aber kleiner machen oder erledigen.

Mahnstufe

Die Mahnstufe zeigt, welche Eskalationsstufe aus den von Ihnen konfigurierten Mahnstufen erreicht worden wäre. Sie wird nur für Forderungen ermittelt, die der Lauf als automatisch bearbeitbar eingestuft hat. Bei einer Forderung „zur Prüfung” steht „Nicht gefragt” — nicht weil keine Stufen hinterlegt wären, sondern weil die Stufe erst nach dem Anspruchsgate ermittelt wird, das dort nicht passiert wurde. Haben Sie noch keine Mahnstufen hinterlegt, steht „Keine Mahnstufen hinterlegt”.

Verzugsbeginn

Der Verzugsbeginn ist das Datum, ab dem die Forderung als in Verzug gilt. Er ergibt sich aus der vollständig belegten Mahnroute der Forderung — je nach Route aus einem kalendermäßig festgelegten Termin oder einer freigegebenen 30-Tage-Route, jeweils in Verbindung mit der Schuldnerklasse und den erforderlichen Evidenz-Gates. Fehlen Daten oder sind die Fakten unklar, wechselt die Forderung in den Abschnitt „Zur Prüfung”. Ab dem Verzugsbeginn berechnen sich die Verzugszinsen nach § 288 BGB.

Handlungen im Detail

Für Forderungen, die der Lauf als automatisch bearbeitbar eingestuft hat, stehen vier Optionen bereit: drei unwiderrufliche Handlungen und das Abrufen des erzeugten Dokuments.

Die unwiderruflichen Handlungen sind: Verzugszinsen festschreiben, Verzugspauschale festschreiben und Mahndokument erzeugen. Das Abrufen eines bereits erzeugten Dokuments ist dagegen kein irreversibler Schritt.

Vor jeder Handlung: Der Bildschirm zeigt Ihnen eine Vorschau — Betrag, was bereits festgeschrieben ist und was der Klick bewirken würde. Die Vorschau ist keine Zusage: beim Klick wird unter Sperre neu berechnet. Eine zwischenzeitlich eingegangene Zahlung kann den Betrag verkleinern oder die Handlung ganz verhindern.

Verzugszinsen festschreiben

Diese Handlung schreibt den berechneten Verzugszinsbetrag für einen abgeschlossenen Zeitraum fest. Der Zeitraum gilt danach als abgerechnet; eine spätere Festschreibung setzt dort an, wo die letzte aufgehört hat.

Die Berechnung folgt § 288 BGB: 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz nach § 247 BGB für Geschäftsverkehr, 5 Prozentpunkte für Verbrauchergeschäfte, Tageszählung nach act/365.

Was das bedeutet: Die Festschreibung lässt sich nicht rückgängig machen. Was danach passiert — eine Zahlung, ein Streit, ein Vergleich —, lässt sich als Gegenbuchung aufzeichnen. Die Gegenbuchung ändert die Festschreibung nicht; sie dokumentiert, was nachher passiert ist.

Verzugspauschale festschreiben

Die Pauschale nach § 288 Abs. 5 BGB beträgt 40 € und gilt ausschließlich bei Ansprüchen gegen Nichtverbraucher im Sinne von § 14 BGB. Bei Verbraucherinnen oder unbekannter Schuldnerklasse fällt sie nicht an. Sie steht je ursprünglichem Zahlungsanspruch genau einmal zu. Spätere Ereignisse — Zahlung, Teilzahlung, Verzicht, Stornierung oder Neuausstellen — erzeugen keinen zweiten Anspruch.

Auch diese Festschreibung ist unwiderruflich. Eine Gegenbuchung ist möglich.

Mahndokument erzeugen

Aus den festgeschriebenen Beträgen wird ein PDF/A-Dokument erzeugt und gespeichert. Die Datei ändert sich danach nicht mehr. Ein Dokument kann erst erzeugt werden, wenn Verzugszinsen festgeschrieben sind.

Dokument ansehen

Ruft die gespeicherte Datei ab und gibt sie Ihnen zum Ansehen. Dieser Abruf ist kein unwiderruflicher Schritt — er wird als Protokolleintrag festgehalten (Datum, Uhrzeit, Person), ändert aber weder die Festschreibung noch das Dokument. An die Empfängerin geht durch den Abruf nichts.

Gegenbuchungen

Für jede festgeschriebene Forderung können Sie nachträgliche Ereignisse aufzeichnen: eine Zahlung, einen Streit, einen Verzicht oder eine Rücknahme. Diese Aufzeichnungen ändern die Festschreibung nicht — sie dokumentieren, was danach passiert ist. Die Summe aller Gegenbuchungen steht neben dem festgeschriebenen Betrag.

Häufige Fragen

Warum steht bei einer Forderung „Zur Prüfung durch eine Person”?

Der Lauf konnte die Forderung mit den vorhandenen Daten und im freigegebenen Scope nicht automatisch bearbeiten. Mögliche Gründe: fehlende Belege für die Mahnroute, unbekannte Schuldnerklasse, bestehender Streit, öffentlicher Auftraggeber oder technische Nichtberechenbarkeit für diesen Zeitraum. Der Grund steht in der Zeile. Sie prüfen den Sachverhalt und entscheiden, wie Sie mit dieser Forderung weiter umgehen.

Kann ich einen Lauf rückgängig machen?

Nein. Ein Lauf ist eine Bewertung — er schreibt auf, was am Lauftag galt, verändert aber Ihre Forderungen nicht. Es gibt nichts zu stornieren. Ein neuer Lauf an einem späteren Tag ergibt sein eigenes Urteil für diesen Tag.

Was tue ich, wenn sich die Lage nach der Festschreibung ändert?

Die Festschreibung selbst lässt sich nicht rückgängig machen. Wenn danach etwas eintritt — eine Zahlung, ein Einspruch, ein Verzicht, ein Vergleich oder eine Rücknahme —, zeichnen Sie das als Gegenbuchung auf. Die Gegenbuchung steht neben der Festschreibung und dokumentiert, was danach eingetreten ist; sie macht die historische Festschreibung nicht ungeschehen.

Warum gibt es hier keinen Sendeknopf?

Weil diese Ansicht nur bewertet, festschreibt und das Dokument erzeugt — sie versendet nichts, auch das Ansehen eines Dokuments nicht. Ob ein Dokument Ihr Unternehmen per E-Mail verlässt, bestimmt eine separate Einstellung Ihres Unternehmens (Einstellungen → Ausgangsrechnung → „Mahnversand”): Ist dort ein vollständiger E-Mail-Kanal hinterlegt und auf automatischen Versand umgestellt, verschickt Ihr Unternehmen neu erzeugte Dokumente ohne weiteren Klick in dieser Ansicht. Ohne diese Umstellung — dem Standard dieser Version — bringen Sie ein erzeugtes Dokument selbst zur Empfängerin.