Gehen Ausgangsrechnungen auch an DATEV?
Kurzfassung: Ausgestellte Rechnungen gehen automatisch an DATEV — ohne eigenen Schalter, sobald eine DATEV-Verbindung besteht. An der Rechnung erscheint derselbe Übertragungsstatus wie am Beleg; bei einem Hinweis oder Fehler sagt der angezeigte Text, was zu tun ist.
1. Wann eine Rechnung an DATEV geht
Abschnitt betitelt „1. Wann eine Rechnung an DATEV geht“Eine Rechnung wird übertragen, sobald sie ausgestellt ist, also ihre endgültige Rechnungsnummer erhalten hat — auch ohne hinterlegte E-Mail-Adresse des Kunden und auch für Rechnungen, die nur gedruckt werden. Storno- und Korrekturrechnungen gehen als eigene Rechnungen mit eigener Nummer, jeweils mit einem Verweis auf die Ursprungsrechnung.
Es gibt dafür keinen eigenen Schalter: Wer DATEV verbunden hat, überträgt automatisch auch seine Ausgangsrechnungen. Rechnungen, die vor der Freischaltung dieser Funktion ausgestellt wurden, werden nicht nachträglich übertragen.
2. Wohin die Rechnung geht
Abschnitt betitelt „2. Wohin die Rechnung geht“Jeder Absender — die eigene Firma oder eine weitere Absender-Identität — ist genau einem DATEV-Mandanten zugeordnet. Diese Zuordnung legen Sie unter Einstellungen → DATEV → „Ausgangsrechnungen an DATEV“ fest. Besteht nur eine DATEV-Verbindung und wird nur mit der eigenen Firma gearbeitet, ist keine weitere Einstellung nötig — die Zuordnung ist dann bereits eindeutig.
3. Zustände an der Rechnung
Abschnitt betitelt „3. Zustände an der Rechnung“Die Rechnung zeigt denselben Übertragungsstatus wie ein Beleg — siehe die Zustände in „Was bedeuten die DATEV-Zustände am Beleg?“: „Für DATEV vorgemerkt“, „Wird an DATEV übertragen“, „An DATEV gesendet“, „Von DATEV bestätigt“, „DATEV-Fehler“ und „Angekommen mit Hinweis“ bedeuten an der Rechnung dasselbe wie am Beleg.
4. Hinweise und was zu tun ist
Abschnitt betitelt „4. Hinweise und was zu tun ist“| Hinweis an der Rechnung | Was zu tun ist |
|---|---|
| Kein DATEV-Mandant für diesen Absender | In den DATEV-Einstellungen eine Zuordnung vornehmen (siehe Abschnitt 2). Die Rechnung wird danach von selbst übertragen, in der Regel innerhalb von etwa 15 Minuten. |
| Monat bei DATEV festgeschrieben | Mit der Steuerkanzlei klären. Anders als bei Belegen wird eine Ausgangsrechnung nicht automatisch in einen offenen Monat verschoben. |
| Verbindung zu DATEV gestört | In den Einstellungen die DATEV-Verbindung erneut verbinden. Die Rechnung geht danach von selbst an DATEV. |
| DATEV-Fehler mit Hinweistext | Wie bei einem Beleg: Der Hinweistext nennt die Ursache und den nächsten Schritt — siehe Abschnitt 2 „DATEV-Fehler – was jetzt zu tun ist“ in „Was bedeuten die DATEV-Zustände am Beleg?“. |
Über „Erneut übertragen“ lässt sich eine fehlgeschlagene Übertragung anstoßen — der Knopf steht aber nur zur Verfügung, wenn DATEV die Rechnung nicht bereits übernommen hat. Hält DATEV die Rechnung schon, würde eine zweite Übertragung sie doppelt buchen; genau deshalb fehlt der Knopf in diesem Fall absichtlich.
5. Wenn die Übertragung endgültig fehlschlägt
Abschnitt betitelt „5. Wenn die Übertragung endgültig fehlschlägt“Scheitert die Übertragung einer Rechnung endgültig, erscheinen eine Benachrichtigung („DATEV-Übertragung der Ausgangsrechnung fehlgeschlagen: …“) und eine Aufgabe in „Meine Arbeit“.
6. Wer hilft weiter?
Abschnitt betitelt „6. Wer hilft weiter?“Bei Fragen zu einem DATEV-Fehler oder -Zustand an einer Ausgangsrechnung ist wie bei Belegen der LirAI-Support die richtige Adresse — nicht DATEV und nicht die eigene Steuerkanzlei. Melden Sie ein Problem über „Problem melden“.
Stand: 14.10.2026