Wie funktioniert die Dokumentenverwaltung?

Kurzfassung: Sie reichen Belege per Web-Upload oder über ein angebundenes E-Mail-Postfach ein. LirAI erkennt automatisch die relevanten Felder und führt jede Rechnung durch einen nachvollziehbaren Rechnungslauf — von der Erfassung bis zur Freigabe und Bezahlung. Erkannte Felder lassen sich mit der Rolle Freigeber oder Admin auch nach der Freigabe noch korrigieren; nur ein gelöschter Beleg lässt sich nicht mehr bearbeiten. Jede Änderung, jeder Statuswechsel und jeder Export wird protokolliert.

1. Belege einreichen

• Web-Upload: Laden Sie Dateien direkt in LirAI hoch.
• E-Mail-Postfach: Richten Sie ein E-Mail-Postfach für Ihr Unternehmen ein (siehe Einstellungen) — eingehende Belege als Anhang werden automatisch übernommen, ohne dass jemand sie manuell herunterladen und hochladen muss.

Bereits vorhandene Dateien werden erkannt: Wird derselbe Beleg ein zweites Mal hochgeladen, weist LirAI darauf hin und verweist auf das bereits vorhandene Dokument, statt einen Duplikat-Eintrag anzulegen.

2. Der Rechnungslauf: Status im Überblick

Rechnungen durchlaufen einen festen Ablauf, der links in der Navigation unter „Eingangsrechnungen” (Zone „Belege”) sichtbar ist:

Status	Bedeutung
Unbearbeitet	Neu eingegangen, von der KI erfasst, wartet auf Prüfung
Zu besprechen	Rückfrage offen, z. B. bei unsicheren oder fehlenden Angaben
Freigegeben	Geprüft und bestätigt — Felder bleiben für Freigeber/Admin korrigierbar (siehe Abschnitt 3)
Zahlungsliste / Bezahlt	Zur Zahlung vorgemerkt bzw. Zahlung erfolgt

Für jede Überweisung aus der Zahlungsliste ist ein Verwendungszweck jetzt Pflicht — LirAI schlägt automatisch „Rechnung <Rechnungsnummer>” vor, Sie können den Text vor dem Versand in der Zahlungsliste anpassen.

Nicht jeder Beleg ist eine Rechnung: Dokumente, die nicht in diesen Zahlungsablauf gehören (z. B. sonstige Unterlagen), laufen stattdessen auf Aktiv/Archiv — sie werden abgelegt statt freigegeben oder bezahlt.

3. Bearbeiten und Korrigieren

Solange eine Rechnung nicht freigegeben ist, können Sie erkannte Felder direkt korrigieren. Haben Sie Felder bearbeitet, aber noch nicht gespeichert, zeigt LirAI eine Plakette „Ungespeicherte Änderungen” und der Freigeben-Knopf bleibt gesperrt, bis gespeichert wurde — so wird nie versehentlich ein alter Datenstand freigegeben. Die Freigabe allein sperrt die Rechnungsdaten nicht. Mit der Rolle Freigeber oder Admin lassen sich Felder — IBAN, Rechnungsnummer, Beträge, Daten und alle anderen erkannten Angaben — auch nach der Freigabe weiterhin korrigieren, und zwar unabhängig davon, ob die Rechnung bereits an DATEV übermittelt wurde. Jede Änderung wird mit altem und neuem Wert im Verlauf protokolliert (siehe Abschnitt 4).

Wurde die Rechnung bereits an DATEV übertragen, wirkt eine spätere Korrektur bewusst nur in LirAI: Es erfolgt weder eine automatische Gegenbuchung/Rückbuchung in DATEV noch ein erneuter Export, und die bei DATEV bereits hinterlegten Daten weichen danach wissentlich vom aktuellen LirAI-Stand ab.

Betrifft die Korrektur eine bereits an DATEV übermittelte, buchhalterisch oder steuerlich wirksame Angabe (z. B. Betrag, Steuerschlüssel, Rechnungsaussteller), wirkt die LirAI-Korrektur nicht automatisch auf die bereits verbuchten DATEV-Daten. Für eine Korrektur der dort bereits verbuchten Position wenden Sie sich an Ihre Finanzbuchhaltung bzw. Ihren Steuerberater.

Nur ein gelöschter Beleg lässt sich nicht mehr bearbeiten. Ab der Freigabe gesperrt sind sonst nur das Löschen selbst und strukturelle Änderungen — also ein Wechsel der Belegart oder eine erneute Extraktion.

Ist in Ihrem Unternehmen das Vier-Augen-Prinzip aktiviert, gilt eine Ausnahme: Ändern Sie nach der Freigabe IBAN, BIC, Betrag oder Rechnungssteller, wird die Freigabe aufgehoben und die Rechnung muss erneut freigegeben werden. Ist für die Rechnung bereits eine DATEV-Übertragung vorgemerkt, läuft sie gerade oder ist sie abgeschlossen, sind genau diese vier Angaben gesperrt. Details zur gesamten Regel: Wie funktioniert das Vier-Augen-Prinzip bei der Rechnungsfreigabe?

4. Verlauf und Nachvollziehbarkeit

Zu jedem Beleg führt LirAI einen Verlauf: Statuswechsel, Feldänderung und DATEV-Ereignis, jeweils mit Zeitpunkt und wer sie ausgelöst hat. Dieser Verlauf ist auf der Beleg-Detailseite einsehbar und dient auch als Nachweis für die Buchhaltung.

5. Belege wiederfinden

Für die Suche über alle Belege steht die Schnellsuche über die Befehlsleiste (⌘K) zur Verfügung — auch in natürlicher Sprache, z. B. „Rechnung von [Lieferant] über 500 €”. Details dazu und zu den Möglichkeiten des KI-Assistenten Lira finden Sie im Kapitel Wofür kann ich den Lira-Assistenten nutzen?.

Für strukturiertes Kategorisieren und Filtern eignen sich Lesezeichen: frei benennbare, company-weite Markierungen, die Sie Dokumenten und Rechnungen zuweisen. Im Kopfbereich eines Dokuments wählen Sie über den Picker ein oder mehrere Lesezeichen aus; in der Dokumentliste filtern Sie gezielt nach einem oder mehreren Lesezeichen — es erscheinen alle Belege, die mindestens eines davon tragen. Ab 25 ausgewählten Dokumenten lassen sich Lesezeichen auch per Mehrfachauswahl in einem Schritt zuweisen. Lesezeichen anlegen und verwalten (umbenennen, Farbe wählen, löschen) kann jedes Mitglied über Einstellungen → Unternehmen (→ Wie sind die Einstellungen aufgebaut?).

6. Mehrseitige Belege auf dem Smartphone

Auf kleinen Bildschirmen zeigt die Belegvorschau mehrseitige PDFs jetzt Seite für Seite: Sie blättern per Knopf oder Wisch-Geste durch alle Seiten, vier Zoomstufen stehen zur Verfügung. Am Desktop bleibt die gewohnte vollständige PDF-Ansicht unverändert.

Gut zu wissen

• Wer welchen Schritt (Freigeben, Exportieren, Bezahlen) auslösen darf, hängt von der Rolle ab — siehe Welche Rolle hat welche Rechte?.
• Welche Aufbewahrungsfristen für Ihre Belege gelten, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
• Der Versand an DATEV wird im Kapitel Wie funktioniert der Export? beschrieben.

Stand: 01.11.2026