Wie funktioniert die Dokumentenverwaltung?

Kurzfassung: Sie reichen Belege per Web-Upload oder über ein angebundenes E-Mail-Postfach ein. LirAI Next erkennt automatisch die relevanten Felder und führt jede Rechnung durch einen nachvollziehbaren Rechnungslauf — von der Erfassung bis zur Freigabe und Bezahlung. Solange ein Beleg noch nicht freigegeben ist, können Sie Felder korrigieren; danach ist er aus rechtlichen Gründen schreibgeschützt. Jede Änderung, jeder Statuswechsel und jeder Export wird protokolliert.

1. Belege einreichen

• Web-Upload: Laden Sie Dateien direkt in LirAI Next hoch.
• E-Mail-Postfach: Richten Sie ein E-Mail-Postfach für Ihr Unternehmen ein (siehe Einstellungen) — eingehende Belege als Anhang werden automatisch übernommen, ohne dass jemand sie manuell herunterladen und hochladen muss.

Bereits vorhandene Dateien werden erkannt: Wird derselbe Beleg ein zweites Mal hochgeladen, weist LirAI Next darauf hin und verweist auf das bereits vorhandene Dokument, statt einen Duplikat-Eintrag anzulegen.

2. Der Rechnungslauf: Status im Überblick

Rechnungen durchlaufen einen festen Ablauf, der links in der Navigation unter „Eingangsrechnungen” (Zone „Belege”) sichtbar ist:

Status	Bedeutung
Unbearbeitet	Neu eingegangen, von der KI erfasst, wartet auf Prüfung
Zu besprechen	Rückfrage offen, z. B. bei unsicheren oder fehlenden Angaben
Freigegeben	Geprüft und bestätigt — ab hier schreibgeschützt (siehe Abschnitt 3)
Zahlungsliste / Bezahlt	Zur Zahlung vorgemerkt bzw. Zahlung erfolgt

Für jede Überweisung aus der Zahlungsliste ist ein Verwendungszweck jetzt Pflicht — LirAI Next schlägt automatisch „Rechnung <Rechnungsnummer>” vor, Sie können den Text vor dem Versand in der Zahlungsliste anpassen.

Nicht jeder Beleg ist eine Rechnung: Dokumente, die nicht in diesen Zahlungsablauf gehören (z. B. sonstige Unterlagen), laufen stattdessen auf Aktiv/Archiv — sie werden abgelegt statt freigegeben oder bezahlt.

3. Bearbeiten und Korrigieren

Solange eine Rechnung nicht freigegeben ist, können Sie erkannte Felder direkt korrigieren. Haben Sie Felder bearbeitet, aber noch nicht gespeichert, zeigt LirAI Next eine Plakette „Ungespeicherte Änderungen” und der Freigeben-Knopf bleibt gesperrt, bis gespeichert wurde — so wird nie versehentlich ein alter Datenstand freigegeben. Sobald sie freigegeben (oder bezahlt) ist, ist sie schreibgeschützt — Sie sehen das an einem entsprechenden Hinweis auf der Beleg-Detailseite. Das ist gewollt: eine Freigabe ist der Punkt, an dem die Belegdaten als geprüft gelten und der Beleg ggf. schon an die Finanzbuchhaltung übergeben wird.

Ist Ihnen nach der Freigabe ein Fehler aufgefallen, holen Sie die Freigabe zunächst zurück (Status zurück auf „Zu besprechen”), korrigieren die Felder und geben den Beleg danach erneut frei.

Nach der Übermittlung an DATEV kann die Freigabe in LirAI Next nicht mehr zurückgenommen werden. Für eine erforderliche Korrektur nutzen Sie den vorgesehenen Korrekturprozess.

4. Verlauf und Nachvollziehbarkeit

Zu jedem Beleg führt LirAI Next ein lückenloses Protokoll: wer wann welches Feld geändert, welchen Status ausgelöst oder einen Export angestoßen hat. Dieser Verlauf ist auf der Beleg-Detailseite einsehbar und dient auch als Nachweis für die Buchhaltung.

5. Belege wiederfinden

Für die Suche über alle Belege steht die Schnellsuche über die Befehlsleiste (⌘K) zur Verfügung — auch in natürlicher Sprache, z. B. „Rechnung von [Lieferant] über 500 €”. Details dazu und zu den Möglichkeiten des KI-Assistenten Lira finden Sie im Kapitel Wofür kann ich den Lira-Assistenten nutzen?.

Für strukturiertes Kategorisieren und Filtern eignen sich Lesezeichen: frei benennbare, company-weite Markierungen, die Sie Dokumenten und Rechnungen zuweisen. Im Kopfbereich eines Dokuments wählen Sie über den Picker ein oder mehrere Lesezeichen aus; in der Dokumentliste filtern Sie gezielt nach einem oder mehreren Lesezeichen — es erscheinen alle Belege, die mindestens eines davon tragen. Ab 25 ausgewählten Dokumenten lassen sich Lesezeichen auch per Mehrfachauswahl in einem Schritt zuweisen. Lesezeichen anlegen und verwalten (umbenennen, Farbe wählen, löschen) kann jedes Mitglied über Einstellungen → Unternehmen (→ Wie sind die Einstellungen aufgebaut?).

6. Mehrseitige Belege auf dem Smartphone

Auf kleinen Bildschirmen zeigt die Belegvorschau mehrseitige PDFs jetzt Seite für Seite: Sie blättern per Knopf oder Wisch-Geste durch alle Seiten, vier Zoomstufen stehen zur Verfügung. Am Desktop bleibt die gewohnte vollständige PDF-Ansicht unverändert.

Gut zu wissen

• Wer welchen Schritt (Freigeben, Exportieren, Bezahlen) auslösen darf, hängt von der Rolle ab — siehe Welche Rolle hat welche Rechte?.
• Welche Aufbewahrungsfristen für Ihre Belege gelten, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
• Der Versand an DATEV wird im Kapitel Wie funktioniert der Export? beschrieben.

Stand: 28.08.2026