Wie funktioniert das Vier-Augen-Prinzip bei der Rechnungsfreigabe?

Kurzfassung: Das Vier-Augen-Prinzip ist eine Einstellung auf Unternehmensebene: Wer eine Rechnung selbst hochgeladen oder ihre Felder bearbeitet hat, darf sie nicht freigeben — das muss eine andere Person mit Freigaberecht tun. Nur Administratoren können die Einstellung ein- und ausschalten; sie ist standardmäßig ausgeschaltet. Ist die Einstellung eingeschaltet und ändert jemand nach der Freigabe IBAN, BIC, Betrag oder Rechnungssteller, wird die Freigabe aufgehoben — außer eine DATEV-Übertragung der Rechnung ist bereits vorgemerkt, läuft gerade oder ist abgeschlossen; dann sind genau diese vier Angaben gesperrt.

1. Was regelt das Vier-Augen-Prinzip?

Ist die Einstellung ausgeschaltet (Standard), kann jede Person mit Freigaberecht jede Rechnung freigeben — auch eine, die sie selbst hochgeladen oder deren Felder sie selbst bearbeitet hat.

Ist die Einstellung eingeschaltet, gilt zusätzlich: Wer eine Rechnung selbst hochgeladen (“Selbst hochgeladen” im Belegverlauf) oder ihre Felder selbst bearbeitet hat, darf sie nicht freigeben. Als Bearbeitung zählt dabei auch eine reine Korrektur der Steuergruppen (“Steuergruppen korrigiert” im Belegverlauf). Die Freigabe übernimmt eine andere Person mit Freigaberecht. Ein Versuch, eine betroffene Rechnung trotzdem freizugeben, wird abgelehnt.

„Als bezahlt markieren” bleibt davon unberührt — das kann unabhängig von dieser Einstellung weiterhin eine Person allein.

2. Wie aktiviere ich das Vier-Augen-Prinzip, und wer darf das?

Nur Administratoren können die Einstellung ein- und ausschalten, im Reiter Mitglieder der Einstellungen (siehe Wie sind die Einstellungen in LirAI aufgebaut?). Mitglieder und Freigeber sehen die Einstellung, können sie aber nicht ändern.

Beim Ausschalten weist LirAI darauf hin, dass danach wieder jede Person mit Freigaberecht auch eigene Rechnungen freigeben kann.

3. Ausnahme: nur eine Person mit Freigaberecht

Solange im Unternehmen nur eine Person das Recht hat, Rechnungen freizugeben (Rolle Freigeber oder Administrator, auch über die Organisation), greift das Vier-Augen-Prinzip für sie nicht — diese eine Person darf auch eigene Rechnungen freigeben. Die Regel wirkt erst ab zwei Personen mit Freigaberecht. Kommt eine zweite Person mit Freigaberecht hinzu, gilt die Regel für alle künftigen Freigaben. Bereits erteilte Freigaben bleiben bestehen.

4. Was gilt, wenn IBAN, BIC, Betrag oder Rechnungssteller nach der Freigabe geändert werden?

Bei eingeschaltetem Vier-Augen-Prinzip hebt eine Änderung an einem dieser vier Felder — IBAN, BIC, Betrag oder Rechnungssteller — die Freigabe wieder auf, unabhängig davon, wer die Änderung vornimmt. Die Rechnung zeigt dann den Hinweis „Freigabe aufgehoben” mit den geänderten Feldern und muss erneut freigegeben werden, bevor sie als freigegeben gilt.

Alle übrigen Felder lösen diese Aufhebung nicht aus und bleiben wie gewohnt für Freigeber und Administrator korrigierbar (siehe Wie funktioniert die Dokumentenverwaltung?, Abschnitt 3).

5. Was gilt, wenn die Rechnung bereits an DATEV übertragen wird oder wurde?

Ist für die Rechnung bereits eine DATEV-Übertragung vorgemerkt, läuft sie gerade oder ist sie abgeschlossen, lässt sich keine der vier Angaben — IBAN, BIC, Betrag, Rechnungssteller — mehr ändern: Der Änderungsversuch wird abgelehnt, nichts wird gespeichert, und die bestehende Freigabe bleibt bestehen. Das schützt den bereits übertragenen oder in Übertragung befindlichen Buchungsstand.

Außerhalb dieses Zeitraums — also vor einer DATEV-Übertragung oder nachdem keine mehr vorgemerkt ist — lösen Änderungen an diesen vier Feldern wie in Abschnitt 4 beschrieben die Aufhebung der Freigabe aus; gesperrt sind sie nicht.

6. Grenzen

• Das Vier-Augen-Prinzip gilt ausschließlich für die Freigabe einer Rechnung. Es betrifft nicht das Hochladen, Bearbeiten, Kommentieren oder „Als bezahlt markieren”.
• Die Einstellung wirkt unternehmensweit für alle Rechnungen — es gibt keine Ausnahme je Rechnung oder je Lieferant.
• Die Regel betrachtet, wer den Beleg hochgeladen oder seine Felder bearbeitet hat — nicht, wer ihn nur angesehen oder kommentiert hat.