Freigabe-Workflow

Kurzfassung: Die Freigabe ist der verbindliche Prüfpunkt im Rechnungslauf. Wer sie auslösen darf, hängt von der Rolle ab; danach ist der Beleg schreibgeschützt. Den vollständigen Ablauf beschreibt Tutorial 2: Rechnungen freigeben und bezahlen.

Wer darf eine Rechnung freigeben? Nur Mitglieder mit der Rolle Freigeber (Approver) oder Admin. Die Rolle Mitglied kann Belege hochladen, ansehen und kommentieren, aber nicht freigeben.

Warum kann ich eine freigegebene Rechnung nicht mehr bearbeiten? Die Freigabe ist der verbindliche Prüfpunkt (GoBD) — ab diesem Zeitpunkt gelten die Belegdaten als von einem Menschen bestätigt, die Rechnung wird schreibgeschützt. Eine irrtümliche Freigabe lässt sich zurückziehen (Status wechselt zurück zu „Zu besprechen”); danach sind die Felder wieder bearbeitbar. Details: Tutorial 2: Rechnungen freigeben und bezahlen.

Was bedeutet die Markierung „Gutschrift”? Belege mit negativem Gesamtbetrag erhalten automatisch und dauerhaft die Markierung „Gutschrift” — unabhängig von einer weiteren Einordnung. Zusätzlich schlägt LirAI Next in der Belegansicht meist vor, ob es sich um eine Abrechnungs- oder eine Korrektur-/Stornogutschrift handelt; diesen Vorschlag können Sie dort bestätigen oder korrigieren. Die „Gutschrift”-Markierung selbst bleibt davon unberührt.