Wie funktioniert der Export?

Kurzfassung: Freigegebene Rechnungen können mit einem Klick an DATEV übergeben werden, wenn Ihr Unternehmen eine DATEV-Verbindung eingerichtet hat. LirAI prüft vor dem Export die nötigen Angaben, verfolgt die Übertragung automatisch nach und protokolliert jeden Export. Ist ein Beleg bereits zur Übertragung unterwegs, lässt sich kein zweiter Export gleichzeitig anstoßen.

1. Voraussetzung: DATEV-Verbindung

Bevor exportiert werden kann, muss ein Administrator in den Einstellungen eine DATEV-Verbindung für Ihr Unternehmen einrichten. Verwaltet Ihre Organisation mehrere Mandanten (z. B. eine Steuerkanzlei), lässt sich für jeden Mandanten eine eigene Verbindung anlegen — beim Export wählen Sie dann das Ziel, falls mehr als eine Verbindung vorhanden ist.

2. Wer darf exportieren

Den Export dürfen Nutzer:innen mit der Rolle Freigeber oder Administrator auslösen — die Standardrolle Mitglied kann Belege hochladen und ansehen, aber nicht exportieren. Details zu den Rollen finden Sie im Kapitel Welche Rolle hat welche Rechte?.

3. Was wird exportiert und wann

Exportiert werden können Rechnungen, die freigegeben oder bezahlt sind und bei denen Betrag, Währung und Rechnungsdatum vorliegen. Fehlen Pflichtangaben, weist LirAI mit einer deutschsprachigen Fehlermeldung darauf hin, statt einen unvollständigen Export zu versenden.

In der Praxis läuft der Export meist direkt im Zuge der Freigabe: Beim Bestätigen der Freigabe schlägt LirAI automatisch den passenden DATEV-Mandanten vor — anhand des Rechnungsempfängers — und merkt sich Ihre Wahl für künftige Belege desselben Empfängers. Bei der Sammelfreigabe mehrerer Belege auf einmal steht dieselbe Mandantenauswahl zur Verfügung; die Belege werden direkt mit dem gewählten Mandanten an DATEV übertragen. Zeigt der Empfänger eines Belegs auf einen anderen Mandanten als den gewählten, weist LirAI vor der Übertragung ausdrücklich darauf hin. Ist der Empfänger nicht eindeutig zuordenbar, macht LirAI keinen Vorschlag, statt zu raten — Sie wählen dann selbst.

4. Der Export-Vorgang

Nach dem Anstoßen wird der Beleg an DATEV übertragen und der Status der Übertragung automatisch weiterverfolgt, bis DATEV die Verarbeitung bestätigt. Bei einem vorübergehenden technischen Problem wird die Übertragung automatisch erneut versucht — Sie müssen nicht manuell eingreifen. Den aktuellen Übertragungsstatus sehen Sie am Beleg selbst.

5. Nach dem Export

Solange eine Übertragung noch läuft, lässt sich für denselben Beleg kein zweiter Export anstoßen. Rechnungsfelder bleiben mit der Rolle Freigeber oder Admin auch nach der Freigabe und nach der Übermittlung an DATEV korrigierbar (ausführlich in Wie funktioniert die Dokumentenverwaltung?, Abschnitt 3). Eine Korrektur nach der Übermittlung löst weder ein Storno noch einen erneuten Export aus — sie wirkt nur in LirAI, und die bereits bei DATEV hinterlegten Daten weichen danach bewusst vom aktuellen Stand ab.

6. Wenn die Übertragung fehlschlägt

Schlägt eine Übertragung fehl, nennt LirAI die konkrete Ursache und einen Hinweis, was jetzt zu tun ist — etwa eine fehlende Stammdaten-Zuordnung oder ein abgelaufenes DATEV-Zertifikat. Ist die Ursache nicht bekannt, verweist die Meldung auf die DATEV-Hilfe bzw. den DATEV-Support. Über „Erneut übertragen” lässt sich der Export erneut anstoßen; LirAI fragt vorher noch einmal nach und zeigt den Fehlertext dabei in einer eigenen Zeile. Was die einzelnen Zustände und Hinweistexte am Beleg bedeuten und was dabei jeweils zu tun ist, erklärt Was bedeuten die DATEV-Zustände am Beleg? im Detail.

Gut zu wissen

• Optional lässt sich je DATEV-Verbindung ein Kreditorenkonto pro Lieferant hinterlegen; ohne Zuordnung ordnet DATEV die Buchung anhand des Lieferantennamens zu.
• Jeder Export wird im Verlauf des jeweiligen Belegs protokolliert (siehe Dokumentenverwaltung, Abschnitt 4).

Stand: 01.11.2026