Vorschau, Download & Duplikate

Kurzfassung: Zu jedem Beleg gehört die Originaldatei — sie bleibt neben den erkannten Daten jederzeit einsehbar. Geht derselbe Beleg ein zweites Mal ein, weist LirAI Next darauf hin, statt ihn doppelt anzulegen.

Kann ich die Originaldatei zu einem Beleg ansehen? Ja. Die hochgeladene Datei bleibt dem Beleg dauerhaft zugeordnet und ist aus der Beleg-Detailseite heraus einsehbar — auch nach Freigabe und Export.

Was passiert, wenn ich denselben Beleg zweimal hochlade? Bereits vorhandene Dateien werden erkannt: LirAI Next weist auf den Doppel-Eingang hin und verweist auf das bereits vorhandene Dokument, statt einen zweiten Eintrag anzulegen. Dasselbe greift beim E-Mail-Import — dort erscheint die Nachricht im Protokoll mit dem Status „Duplikat” (siehe E-Mail-Import).

Warum meldet LirAI Next einen Duplikatsverdacht, obwohl die Dateien unterschiedlich sind? Neben der Datei selbst prüft LirAI Next auch die erkannten Belegdaten. Treffen Rechnungssteller und Rechnungsnummer auf einen bereits vorhandenen Beleg zu, ist das ein Hinweis auf denselben Vorgang in einer anderen Datei — etwa Papierscan und PDF derselben Rechnung. Der Hinweis blockiert nichts; Sie entscheiden, ob es tatsächlich ein Duplikat ist.

Wie der Beleg von dort weiter durch den Rechnungslauf läuft, beschreibt Wie funktioniert die Dokumentenverwaltung?.