Welche Belegarten gibt es, und wie schalte ich sie frei?

Kurzfassung: LirAI Next erfasst Rechnungen immer. Zusätzliche Belegarten schalten Sie selbst frei — unter Einstellungen → Belegarten. Vor der Freischaltung taucht eine Belegart nirgends auf: nicht in der Erkennung, nicht in den Filtern, nicht im Menü. Freischalten dürfen Administratoren.

1. Welche Belegarten es gibt

Die Einstellungsseite Belegarten zeigt zwei Einträge:

Eintrag	Bedeutung
Rechnung	Immer aktiv — steht nicht zur Disposition und wird deshalb ohne Schalter aufgeführt
Lieferschein	Von Ihnen freischaltbar

Daneben gibt es die Belegart Dokument: Alles, was weder Rechnung noch freigeschalteter Lieferschein ist, liegt als Dokument in der Ablage. Sie ist immer vorhanden und muss deshalb nicht freigeschaltet werden — auf der Einstellungsseite steht sie folgerichtig nicht.

2. Eine Belegart freischalten

Öffnen Sie Einstellungen → Belegarten. Neben der gewünschten Belegart steht Aktivieren. LirAI Next erklärt zuerst, was sich dadurch ändert, und fragt dann nach Ihrer Bestätigung („Jetzt aktivieren”) — die Freischaltung passiert nicht beiläufig mit einem Klick. Danach steht bei der Belegart, seit wann sie aktiv ist.

Für den Lieferschein bedeutet die Freischaltung:

• Neu eingehende Belege werden auch als Lieferschein erkannt — bereits erfasste Belege bleiben, wie sie sind. Es wird nichts rückwirkend umsortiert.
• Im Menü erscheint die Gruppe Lieferscheine mit den Ständen In Arbeit, Abweichung und Abgeschlossen.
• Lieferscheine lassen sich von Hand mit einer Rechnung oder Bestellung verknüpfen; bei eindeutiger Bestellnummer schlägt LirAI Next die Verknüpfung vor.

Was ein Lieferschein in LirAI Next ist und wie er durchläuft, steht im Kapitel Wie funktioniert die Verwaltung von Lieferscheinen?.

3. Eine Belegart wieder abschalten

Solange kein einziger Beleg dieser Art erfasst ist, lässt sich eine Belegart wieder deaktivieren; sie verschwindet dann wieder aus Erkennung, Filtern und Menü.

Sobald ein Beleg dieser Art vorliegt, ist das Abschalten nicht mehr möglich — LirAI Next weist Sie darauf hin, dass bereits Belege dieser Belegart vorhanden sind, und lässt die Belegart aktiv. Der Grund ist einfach: Aufbewahrungspflichtige Belege dürfen nicht dadurch unsichtbar werden, dass man ihre Belegart abschaltet. Sie brauchen die Belegart also nicht aufzuräumen — Sie können sie nur nicht mehr verstecken.

4. Wie lange muss ich Lieferscheine aufbewahren?

Hinweis für Deutschland: Ob und wie lange ein Lieferschein aufzubewahren ist, hängt von seiner Funktion im Einzelfall ab. Lieferscheine, die nicht als Buchungsbeleg dienen, müssen grundsätzlich nur bis zum Erhalt bzw. Versand der zugehörigen Rechnung aufbewahrt werden. Dient ein Lieferschein als Buchungsbeleg, gilt in der Regel eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Prüfen Sie bei abweichenden Sachverhalten oder zusätzlichen Vermerken die Einordnung in Ihrer Buchführung und holen Sie bei Bedarf steuerlichen oder rechtlichen Rat ein.

Die gesetzlichen Grundlagen dazu: § 147 AO und § 257 HGB.

Stand: 13.08.2026