Ausgangsrechnungen

Kurzfassung: Mit LirAI Next lassen sich eigene Rechnungen anlegen und versenden. Bei Nutzung des Ausgangsrechnungsmoduls steht der ZUGFeRD-Versand direkt zur Verfügung.

Kann ich mit LirAI Next auch eigene Rechnungen ausstellen (Ausgangsrechnungen)? LirAI Next unterstützt das Anlegen und Versenden eigener Rechnungen inklusive automatischer Rechnungsnummernvergabe und E-Rechnungsformat ZUGFeRD. Details zum Ablauf: Tutorial Ausgangsrechnung als Entwurf anlegen und bearbeiten.

Wie erstelle ich eine einfache Rechnung besonders schnell? Über die Schaltfläche Schnellerfassung über der Rechnungsliste. Der Dialog „Rechnung schnell erstellen” fragt nach Kunde, E-Mail-Adresse, Leistung, Nettobetrag und Zahlungsziel; geben Sie einen neuen Kunden ein statt einen vorhandenen zu wählen, kommen Name, Straße, PLZ und Ort dazu. Rechnungs- und Leistungsdatum stehen auf heute, das Zahlungsziel auf 14 Tage — Sie können es im Dialog auf 1 bis 365 Tage ändern. Alles Weitere — weitere Positionen, abweichende Daten, Texte — ergänzen Sie anschließend im vollständigen Editor.

Die Schnellerfassung ist ein kürzerer Weg, keine Ausnahme: Die Pflichtangaben nach § 14 UStG, die Kleinunternehmerregelung und das monatliche Kontingent gelten unverändert. Die Rechnungsnummer wird auch hier erst beim Versenden vergeben.

Was passiert, wenn ich noch nicht versenden kann? Sie verlieren nichts — es entsteht ein Entwurf. Der Dialog sagt Ihnen das, bevor Sie tippen, und bietet „Jetzt versenden” in diesen beiden Fällen gar nicht erst an:

• Ohne Freigeberrolle versendet die Schnellerfassung nicht. Sie legt den Entwurf an; versendet wird er von einer freigabeberechtigten Person.
• Ist Ihr kostenloses Monatskontingent aufgebraucht, entfällt der Versand ebenfalls, und der Dialog nennt Ihnen den Grund samt Zähler-Neustart am 1. des Folgemonats. Entwürfe zählen nicht mit — erst das Ausstellen verbraucht eine der kostenlosen Rechnungen.

In beiden Fällen bleibt „Als Entwurf speichern” möglich; der Entwurf wartet, bis die Freigabe oder der neue Monat da ist. Unabhängig davon gilt:

• Fehlen Pflichtangaben, entsteht ebenfalls ein Entwurf; im vollständigen Editor sind die fehlenden Felder markiert. Ihre Eingaben bleiben erhalten.
• „Als Entwurf speichern” können Sie jederzeit selbst wählen, statt zu versenden.
• Ohne E-Mail-Adresse des Kunden wird die Rechnung nicht automatisch zugestellt; das PDF steht zum Herunterladen bereit.

Vor dem Versenden fragt LirAI Next noch einmal nach — eine versendete Rechnung ist nicht mehr änderbar, nur noch stornierbar.

Muss ich die Rechnungseinstellungen von Hand ausfüllen? Beim erstmaligen Einrichten bietet LirAI Next unter Schnellstart mit Vorlage zwei Vorlagen an: Regelbesteuert und Kleinunternehmer (§ 19 UStG). Eine Vorlage setzt genau zwei Dinge: die Besteuerungsart und das Format der Rechnungsnummer — regelbesteuert mit dem Kürzel RE- vor Jahr und laufender Nummer, als Kleinunternehmer ohne dieses Kürzel.

Ihre Absenderdaten setzt eine Vorlage bis auf eine Ausnahme nicht: Adresse, Steuernummer, USt-IdNr. und Bankverbindung ergänzen Sie einmalig im Formular darunter. Nur den Firmennamen trägt LirAI Next aus Ihrem Unternehmensprofil ein — auch ihn können Sie ändern. Alles bleibt später änderbar, und die Änderung gilt nur für künftig ausgestellte Rechnungen. Vorlagen anwenden dürfen Administratoren.

Was muss ich bei der Vorlage „Kleinunternehmer (§ 19 UStG)“ beachten? Vor dem Übernehmen zeigt LirAI Next diesen Hinweis, den Sie bestätigen:

Diese Vorlage setzt Ihre Besteuerungsart auf „Kleinunternehmer (§ 19 UStG)“. Prüfen Sie vor dem Übernehmen, ob die Voraussetzungen auf Ihr Unternehmen zutreffen. Die Auswahl ist Ihre steuerliche Entscheidung; LirAI erteilt keine Steuerberatung. Bei Unklarheiten wenden Sie sich an Ihre Steuerberatung.

Die Änderung gilt nur für künftig ausgestellte Rechnungen. Bereits ausgestellte Rechnungen bleiben unverändert; erforderliche Berichtigungen prüfen Sie bitte gesondert.

Derselbe Hinweis bleibt Ihnen dauerhaft erhalten: Neben dem Schalter für die Kleinunternehmerregelung steht in den Einstellungen, dass die Regelung nur für künftig ausgestellte Rechnungen gilt, bereits ausgestellte unverändert bleiben und erforderliche Berichtigungen gesondert zu prüfen sind.

Kann meine Rechnung einen Zahlungs-QR-Code tragen? Ja, sofern die Funktion für Ihr Unternehmen freigeschaltet ist. In den Rechnungseinstellungen steht dann unter Optionale Belegergänzungen ein Schalter für den Zahlungs-QR-Code (GiroCode). Ist er an, erscheint auf der letzten Seite im Zahlungsblock ein Code, den gängige Banking-Apps scannen: Empfänger, IBAN, Betrag und Ihre Rechnungsnummer als Verwendungszweck sind darin vorbelegt, sodass Ihre Kundschaft nichts abtippen muss.

Der Code entsteht ausschließlich aus der fertigen Rechnung. Fehlt eine Voraussetzung — keine IBAN in den Einstellungen, ein Betrag außerhalb des zulässigen Bereichs, eine andere Währung als Euro, eine Stornorechnung oder eine Rechnung ohne Nummer — wird kein Code gedruckt und auch kein Platz dafür freigehalten. Die Zahlungsangaben im Klartext bleiben davon unberührt. Beträge, Steuer und die E-Rechnungsdaten ändert der Code nicht.

Was ist der Hinweis „Erstellt mit LirAI“ auf der Rechnung? Ein optionaler, kleiner Textzusatz unter der Seitenzahl, den Sie im selben Einstellungsbereich ein- und ausschalten. Er nennt nur das verwendete Werkzeug: Rechnungssteller, Zahlungsempfänger und Vertragspartner bleiben ausschließlich Sie. Ist der Schalter aus, steht auf keiner Seite ein Hinweis und es bleibt kein Platz dafür frei.

Beide Schalter wirken nur auf künftig erzeugte Rechnungen; bereits ausgestellte Dokumente bleiben unverändert.

Gibt es ein Limit für Ausgangsrechnungen? Für Ausgangsrechnungen gelten die vereinbarten Konditionen.