Rechnungen freigeben und bezahlen
Dieses Tutorial zeigt Ihnen den vollständigen Freigabe- und Zahlungsweg einer Rechnung in LirAI Next: von der Prüfung der extrahierten Felder über die Freigabe bis zur Zahlungsausführung per Sammelüberweisung. Am Ende wissen Sie, welche Rolle für welchen Schritt nötig ist und wie Sie den Zahlungsstatus einer Rechnung nachverfolgen.
Voraussetzungen
- Eine Rechnung, die bereits hochgeladen und automatisch extrahiert wurde (siehe Erste Schritte – Dokument hochladen und prüfen)
- Die Rolle Freigeber (Approver) oder Admin in Ihrem Unternehmen
- Für den Zahlungsschritt: eine über finAPI verbundene Bankverbindung (von einem Admin unter Einstellungen → Bankverbindungen eingerichtet)
Schritt für Schritt
1. Rechnung öffnen und prüfen
Öffnen Sie im linken Seitenmenü die Rechnungslauf-Übersicht (Stufen „Rechnungen“ bzw. „Zu besprechen“) und klicken Sie auf die Rechnung, die Sie freigeben möchten. In der Detail-Ansicht prüfen Sie die extrahierten Felder: Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungs- und Fälligkeitsdatum, Betrag (netto/brutto), Währung, MwSt. sowie IBAN und Empfänger — diese Felder sind Pflicht für die spätere Zahlung. Nicht-blockierende §14-UStG-Hinweise (z. B. „Vorsteuerabzug gefährdet“) weisen auf fehlende Pflichtangaben einer Rechnung hin.
Wichtig: Korrigieren Sie fehlerhafte Felder direkt im Formular, solange die Rechnung noch nicht freigegeben ist. Nach der Freigabe ist die Rechnung schreibgeschützt (Badge „Freigegeben — schreibgeschützt“) — eine Änderung ist dann nur noch über ein Zurückziehen der Freigabe möglich.
2. Rechnung freigeben
Klicken Sie auf „Freigeben“. Es öffnet sich ein Bestätigungsdialog mit einer Zusammenfassung der Belegdaten (Rechnungsnummer, Lieferant, Betrag, Rechnungs-/Fälligkeitsdatum) und einem Hinweis auf die Schreibsperre. Ist eine DATEV-Verbindung vorhanden, wählen Sie hier auch das Ziel-Mandat (bei genau einer verbundenen Kanzlei automatisch vorbelegt).
Bestätigen Sie den Dialog. Die Rechnung wechselt in den Status „Freigegeben“. Dieser Übergang ist near-irreversibel und wird im Ereignisprotokoll (Tab „Verlauf“) festgehalten.
Tipp: Fehlen Pflichtfelder für die Zahlung (Betrag, Währung, IBAN, Empfänger), lässt sich die Rechnung zwar trotzdem freigeben, aber noch nicht zur Zahlungsliste hinzufügen.
3. Zur Zahlungsliste hinzufügen
Nur freigegebene Rechnungen lassen sich zur Zahlungsliste hinzufügen. Klicken Sie in der Detail-Ansicht oder in der Übersicht auf „Zur Zahlungsliste“. In der Übersicht der freigegebenen Rechnungen können Sie mehrere Rechnungen per Checkbox auswählen und gemeinsam hinzufügen (maximal 200 Rechnungen pro Vorgang) — bei Überschreitung blendet LirAI Next einen Hinweis ein und deaktiviert die Aktion, bis die Auswahl reduziert wird.
Fehlen Pflichtangaben (Betrag/Währung/IBAN/Empfänger), meldet LirAI Next dies mit einer deutschsprachigen Fehlermeldung und nennt die fehlenden Felder. Die Rechnung erscheint nach erfolgreichem Hinzufügen mit Status „Auf der Zahlungsliste“; die Zahlungsdaten werden zu diesem Zeitpunkt eingefroren.
Hinweis: Der gesamte Zahlungsbereich — vom Hinzufügen zur Zahlungsliste bis zur Zahlungsausführung im nächsten Schritt — ist auf die Rolle Freigeber oder Admin beschränkt. Andere Company-Mitglieder sehen den Menüpunkt „Zahlungsliste“ im Seitenmenü gar nicht.
4. Batch-Payment ausführen
Öffnen Sie die Zahlungsliste und wählen Sie eine oder mehrere Rechnungen per Checkbox aus. Wählen Sie oben das Bankkonto, über das gezahlt werden soll. Bei Auswahl mehrerer Rechnungen ist eine Sammelüberweisung nur möglich, wenn das gewählte Konto die Funktion SEPA-Sammelüberweisung unterstützt; andernfalls schränken Sie die Auswahl auf eine Rechnung ein oder wählen ein anderes Konto.
Klicken Sie auf „{Anzahl} Rechnung(en) bezahlen“. LirAI Next öffnet daraufhin ein Bankfenster (Popup), in dem Sie die Zahlung bei Ihrer Bank bestätigen. Erlauben Sie Popups für die Seite, falls der Browser das Fenster blockiert — Sie können es über „Bankfenster öffnen“ erneut starten.
5. Zahlungsstatus prüfen
Nach der Bankbestätigung prüft LirAI Next den Zahlungsstatus automatisch im Minutentakt:
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Zahlung ausstehend | Bankfreigabe erteilt, Bestätigung durch die Bank läuft (meist unter einer Minute) |
| Bezahlt | Zahlung erfolgreich — die zugehörigen Rechnungen wechseln automatisch auf Status „Bezahlt“ |
| Zahlung fehlgeschlagen | Zahlung nicht erfolgreich oder Bankfenster nicht rechtzeitig bestätigt (läuft nach 15 Minuten ab) — die Rechnungen kehren automatisch auf die Zahlungsliste zurück und können erneut bezahlt werden |
Jeder Übergang (gelistet, Zahlung gestartet, erfolgreich, fehlgeschlagen) wird im Ereignisprotokoll der Rechnung dokumentiert.
Gut zu wissen
- Warum lässt sich eine freigegebene Rechnung nicht mehr bearbeiten? Die Freigabe ist der verbindliche Prüfpunkt (GoBD) — die Belegdaten gelten ab diesem Zeitpunkt als von einem Menschen bestätigt. Eine irrtümlich freigegebene Rechnung lässt sich zurückziehen (Freigegeben → Zu besprechen); danach sind die Felder wieder bearbeitbar.
- Wer darf eine Zahlung tatsächlich auslösen? Nur Mitglieder mit der Rolle Freigeber oder Admin — diese Einschränkung gilt für den gesamten Zahlungsbereich, also bereits für das Hinzufügen zur Zahlungsliste, nicht erst für die Zahlungsausführung.
- Was passiert, wenn ich das Bankfenster schließe, ohne die Zahlung zu bestätigen? Sie können die Zahlung über „Zahlung abbrechen“ stornieren, solange sie im Bankfenster noch nicht bestätigt wurde — die Rechnung kehrt dann auf die Zahlungsliste zurück. Ohne Bestätigung läuft das Bankfenster nach 15 Minuten automatisch ab.
Nächste Schritte
Zusammenfassung
Sie haben den vollständigen Weg einer Rechnung von der Prüfung über die Freigabe, die Zahlungsliste bis zur Zahlungsausführung per Sammelüberweisung kennengelernt. Sie wissen jetzt, welche Felder vor der Freigabe geprüft werden müssen, wie eine freigegebene Rechnung zur Zahlungsliste hinzugefügt wird, dass die Zahlungsausführung die Rolle Freigeber oder Admin voraussetzt, und wie Sie den Zahlungsstatus verfolgen.