Ausgangsrechnung als Entwurf anlegen und bearbeiten
Im Menüpunkt „Ausgangsrechnungen“ legen Sie eine Rechnung zunächst als Entwurf an — ohne dass dabei schon eine Rechnungsnummer vergeben wird. Die Nummer folgt erst beim späteren Versenden, damit die gesetzlich vorgeschriebene lückenlose Nummernfolge nicht durch gelöschte Entwürfe unterbrochen wird.
Voraussetzungen
- Eine bestehende LirAI-Company mit hinterlegten Stammdaten (Anschrift, Steuernummer/USt-IdNr.)
Schritt für Schritt
1. Neue Rechnung anlegen
Öffnen Sie „Ausgangsrechnungen“ und klicken Sie auf „Neue Rechnung“. Die Rechnung wird sofort als Entwurf angelegt — Sie können sie jederzeit als Zwischenstand speichern, auch wenn noch nicht alle Angaben vollständig sind.
2. Kunde und Positionen eintragen
Tragen Sie den Kunden (Name und vollständige Anschrift) sowie mindestens eine Position ein: Bezeichnung, Menge, Einzelpreis und Steuersatz. Den Steuersatz wählen Sie aus einer Liste mit den gängigen Werten (19 %, 7 %, 0 %) — Sie müssen dafür kein Steuerrecht kennen. Ergänzen Sie Rechnungs- und Leistungsdatum sowie ein Zahlungsziel.
3. Prüfen, was noch fehlt
Solange Angaben fehlen, die für den späteren Versand gesetzlich zwingend sind, zeigt Ihnen das Formular genau, welches Feld noch offen ist — Sie erhalten keine allgemeine Fehlermeldung, sondern eine konkrete Liste. Die Summen (Netto/USt/Brutto) werden dabei laufend live berechnet.
4. Entwurf ändern oder löschen
Sie können einen Entwurf jederzeit erneut öffnen und Positionen ändern — jede Änderung wird nachvollziehbar protokolliert. Löschen können Sie eine Rechnung ausschließlich, solange sie noch Entwurf ist; nach dem Versand ist das aus rechtlichen Gründen nicht mehr möglich.
Gut zu wissen
- Was passiert bei aktivierter Kleinunternehmerregelung? Haben Sie in den Einstellungen die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) für Ihre Company aktiviert, entfällt die Steuerberechnung auf den Positionen automatisch. Ein fester, nicht entfernbarer Hinweistext wird auf der Rechnung hinterlegt — Sie müssen ihn nicht selbst eintragen und können ihn nicht versehentlich löschen.
- Was passiert bei einem Kunden im Ausland? Geben Sie eine Kundenanschrift außerhalb Deutschlands ein, weist Sie das System darauf hin, dass grenzüberschreitende Geschäfte in dieser Ausbaustufe noch nicht unterstützt werden. Die Rechnung läuft dann nicht stillschweigend als vollständig durch.
Nächste Schritte
Das Versenden der Rechnung (inkl. Vergabe der Rechnungsnummer) ist Thema eines eigenen Tutorials.
Zusammenfassung
Sie haben gelernt, wie Sie eine Ausgangsrechnung als Entwurf anlegen, Kunde und Positionen eintragen und erkennen, welche Angaben für den späteren Versand noch fehlen. Sie wissen jetzt auch, wie sich die Kleinunternehmerregelung auf die Rechnung auswirkt, warum Kunden im Ausland aktuell nicht unterstützt werden und dass sich ein Entwurf jederzeit ändern oder löschen lässt.