Das Dashboard kennenlernen
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Willkommen bei LirAI. Dieses Tutorial zeigt Ihnen, was wo liegt, damit Sie sich vom ersten Tag an zurechtfinden. Links sehen Sie die Seitenleiste. Sie ist Ihr Ausgangspunkt für alles. Ganz oben steht die Übersicht. Sie zeigt auf einen Blick, was auf Ihre Prüfung wartet, was fällig ist und was schon bezahlt wurde. Darunter liegt die Sammelmappe. LirAI sammelt hier neue Dokumente, bis sie zugeordnet sind. LirAI erkennt Rechnungen und sortiert sie automatisch weiter. Im Bereich Belege finden Sie Ihre Eingangsrechnungen. Jede durchläuft dieselben Stationen: Unbearbeitet, Zu besprechen, Freigegeben, Zahlungsliste, Bezahlt. Ein Klick öffnet die Detailansicht: links das Original, rechts die Daten, die die KI ausgelesen hat. Hier prüfen Sie, und hier geben Sie frei. Für Lieferscheine und weitere Dokumente gibt es eigene Bereiche. Mit dem Modul Ausgangsrechnungen schreiben Sie auch Ihre eigenen Rechnungen. Und unter Verwalten pflegen Sie Stammdaten wie Rechnungssteller und Kunden. Ganz unten liegen die Einstellungen. Welche Reiter Sie dort sehen, hängt von Ihrer Rolle ab. Betreuen Sie mehrere Unternehmen, wechseln Sie oben links. Oben finden Sie die Suche. Mit Befehl und K, unter Windows mit Steuerung und K, springen Sie direkt zu jedem Beleg. Daneben laden Sie neue Belege hoch. Und rechts oben öffnen Sie, je nach Rolle, Lira, Ihren KI-Assistenten. Lira ändert etwas erst mit Ihrer Bestätigung. Das war der Rundgang. Im nächsten Tutorial laden Sie Ihre erste Rechnung hoch. Die Fleißarbeit macht die KI. Entschieden wird bei Ihnen.
Je nach Einstellung sind Belege und Stammdaten in Ihrer Seitenleiste etwas anders gruppiert.
LirAI besteht aus mehreren benannten Bereichen. Dieser Artikel zeigt Ihnen, was sich wo befindet und wofür es da ist — bevor Sie die erste Rechnung hochladen. Wer die Landkarte kennt, findet sich danach schneller zurecht.
Tipp: Alle Screenshots lassen sich durch Anklicken in voller Größe öffnen — die eingezeichneten Beschriftungen sind dann gut lesbar.
Inhaltsverzeichnis
- Die linke Seitenleiste
- Übersicht
- Sammelmappe
- Eingangsrechnungen
- Belegdetailansicht
- Ablage (Sonstige Dokumente)
- Lieferscheine
- Ausgangsrechnungen
- Stammdaten
- Abläufe
- Einstellungen
- Der Lira-Assistent
- Die Befehlsleiste (⌘K)
- Gut zu wissen
- Nächste Schritte
- Zusammenfassung
Die linke Seitenleiste
Die linke Seitenleiste ist Ihr Ausgangspunkt für alles in LirAI. Oben finden Sie Übersicht und Sammelmappe, darunter den Abschnitt BELEGE mit den verschiedenen Belegtypen und den Abschnitt STAMMDATEN, je nach Nutzung Ihres Unternehmens zusätzlich den Abschnitt ABLÄUFE, und am Ende Einstellungen. Verwalten Sie mehrere Unternehmen zentral, finden Sie dort zusätzlich den Bereich Organisation. Was Sie in der Seitenleiste sehen, hängt teilweise von Ihrer Rolle ab.
Übersicht
Die Übersicht ist die Startseite des Dashboards: Sie zeigt Ihnen auf einen Blick, wie viele Belege auf Prüfung warten, was überfällig ist und ob die KI noch Dokumente analysiert. Typischerweise öffnet LirAI hier direkt in der Liste der unbearbeiteten Eingangsrechnungen.
Sammelmappe
Die Sammelmappe ist ein gemeinsamer Zwischenbereich für Belege, die noch besprochen oder geklärt werden müssen. Sie legen dort Dokumente ab, die Sie im Team besprechen möchten — unabhängig davon, in welchem Verarbeitungsstatus sie sich gerade befinden.
Eingangsrechnungen
Eingangsrechnungen ist der Hauptarbeitsbereich für alles, was Ihr Unternehmen bezahlen muss. Jede eingereichte Rechnung durchläuft hier einen fest definierten Ablauf:
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Unbearbeitet | Neu eingegangen, die KI hat die Felder ausgelesen — Ihre Prüfung steht aus |
| Zu besprechen | Rückfrage offen, z. B. bei unsicheren oder fehlenden Angaben |
| Freigegeben | Geprüft und bestätigt — Felder bleiben für Freigeber/Admin korrigierbar |
| Zahlungsliste | Zur Zahlung vorgemerkt |
| Bezahlt | Die Zahlung wurde ausgelöst |
Die meiste tägliche Arbeit findet unter Unbearbeitet statt: Neue Rechnungen landen hier automatisch nach dem Upload oder dem E-Mail-Import. Wer eine Rechnung freigeben oder eine Zahlung auslösen darf, hängt von der Rolle ab — nicht jedes Mitglied darf alle Schritte ausführen (→ Welche Rolle hat welche Rechte?).
Belegdetailansicht
Ein Klick auf einen Beleg in der Liste öffnet die Belegdetailansicht: links sehen Sie das Originaldokument (PDF oder Bild), rechts die von der KI ausgelesenen Felder wie Rechnungsnummer, Betrag, Datum und Lieferant. Hier prüfen Sie die Felder, korrigieren bei Bedarf und geben den Beleg frei. Jede Änderung, jeder Statuswechsel und jeder Export wird protokolliert und ist über den Verlauf nachvollziehbar.
Ablage (Sonstige Dokumente)
Ablage (Sonstige Dokumente) nimmt alles auf, was keine Rechnung und kein Lieferschein ist — zum Beispiel Verträge, Angebote oder sonstige Unterlagen. Sie haben zwei Listen: Zu besprechen für Dokumente, die noch geklärt werden müssen, und Ablage für abgelegte Dokumente.
Lieferscheine
Der Bereich Lieferscheine erscheint in der Seitenleiste von Anfang an — eingehende Belege werden automatisch auch als Lieferschein erkannt, ohne dass jemand die Belegart erst einschalten muss. Ein Administrator kann sie unter Einstellungen → Belegarten wieder abschalten, solange noch kein Lieferschein erfasst ist; danach bleibt sie aktiv. Ein Lieferschein lässt sich manuell mit der passenden Eingangsrechnung verknüpfen — bei eindeutiger Bestellnummer schlägt LirAI die Verknüpfung automatisch vor.
Ausgangsrechnungen
Im Bereich Ausgangsrechnungen verwalten Sie Rechnungen, die Ihr Unternehmen selbst stellt. Bei Nutzung des Ausgangsrechnungsmoduls steht der ZUGFeRD-Versand direkt zur Verfügung.
Stammdaten
Der Abschnitt Stammdaten bündelt die wiederkehrenden Daten Ihres Unternehmens: Lieferanten, Kunden, Produkte und Verträge. Hier pflegen Sie diese Angaben zentral, statt sie bei jedem einzelnen Beleg neu einzutragen.
Abläufe
Der Abschnitt Abläufe erscheint in der Seitenleiste nur, wenn mindestens eine der folgenden Funktionen für Ihr Unternehmen aktiv ist: Rechnungslauf-Journal, Kundenmargen oder Mahnläufe. Ist keine davon aktiv, sehen Sie diesen Abschnitt nicht.
Einstellungen
Einstellungen ist der unternehmensweite Konfigurationsbereich, erreichbar über den gleichnamigen Menüpunkt in der Seitenleiste. Er ist in mehrere Reiter gegliedert — wie viele Sie sehen, hängt von Ihrer Rolle ab:
| Reiter | Sichtbar für | Inhalt |
|---|---|---|
| Unternehmen | alle Mitglieder | Firmenprofil, Lesezeichen, Belegarten, Unternehmenswissen, Rechnungsabsender |
| Mitglieder | alle Mitglieder (Verwaltung nur Administrator) | Team, Rollen, Einladungen |
| Buchungsdaten | nur Administrator | Buchungskonten und Buchhaltungseinstellungen |
| Integrationen | nur Administrator | DATEV, Bankverbindung, E-Mail-Import |
| Aktivität | nur Administrator | Protokoll aller Änderungen am Unternehmen |
| Betriebsprüfung | nur Administrator | Audit-Protokoll für Steuerprüfungen |
Persönliche Einstellungen wie Farbschema und Kontodaten stehen nicht hier, sondern unter Profil (eigener Menüpunkt, ebenfalls über die Seitenleiste).
Der Lira-Assistent
Lira ist der KI-gestützte Chat-Assistent, der über das Lira-Symbol in der Seitenleiste geöffnet wird und am rechten Bildschirmrand aufgeht. Er beantwortet Fragen zu Ihren Dokumenten in natürlicher Sprache, hilft beim Auffinden von Belegen und schlägt Feldkorrekturen vor — er ändert aber nichts ohne Ihre ausdrückliche Bestätigung.
Der Lira-Assistent-Bereich ist für die Rollen Administrator und Freigeber sichtbar. Mitglieder mit der Rolle Mitglied nutzen dieselbe Such- und Verständnistechnik über die Befehlsleiste (⌘K), ohne den Assistenten-Bereich extra zu öffnen. Mehr dazu: Wofür kann ich den Lira-Assistenten nutzen?
Die Befehlsleiste (⌘K)
Die Befehlsleiste ist jederzeit über das Suchfeld in der Topleiste oder mit der Tastenkombination ⌘K (Mac) bzw. Strg+K (Windows/Linux) erreichbar. Sie können dort in natürlicher Sprache nach Belegen suchen — z. B. „Rechnung von Lieferant X über 500 €” — und gelangen direkt zum Treffer, ohne die Listen manuell durchzuscrollen. Die Befehlsleiste steht allen Rollen zur Verfügung. Das Suchfeld ist in der Gesamtansicht oben als ② Befehlsleiste markiert.
Gut zu wissen
- Rollenabhängige Sichtbarkeit: Was Sie in der Seitenleiste sehen, hängt von Ihrer Rolle ab. Mitglieder sehen in den Einstellungen nur zwei der sechs Reiter (Unternehmen und Mitglieder). Den Lira-Assistenten-Bereich sehen nur Administratoren und Freigeber. Lieferscheine erscheinen von Anfang an; nur Administratoren können die Belegart in den Einstellungen wieder abschalten. Details: Welche Rolle hat welche Rechte?
- Unternehmen wechseln: Verwalten Sie mehrere Unternehmen in LirAI, wechseln Sie oben links im Dashboard — alle Bereiche zeigen dann ausschließlich die Daten dieses Unternehmens.
- Persönliche Einstellungen (Farbschema, Profildaten) stehen separat unter Profil, nicht unter Einstellungen.
Nächste Schritte
- Erste Schritte – Dokument hochladen und prüfen
- Einstellungen einrichten
- Lira nutzen — Rechnungen bearbeiten, verwalten und prüfen
Zusammenfassung
Sie kennen jetzt alle Hauptbereiche von LirAI: die Seitenleiste mit Übersicht, Sammelmappe, den BELEGE-Bereichen, STAMMDATEN und — je nach Nutzung — ABLÄUFE, die Belegdetailansicht für Prüfung und Freigabe, den Einstellungen-Bereich mit seinen sechs Reitern (Unternehmen, Mitglieder, Buchungsdaten, Integrationen, Aktivität, Betriebsprüfung), den Lira-Assistenten am rechten Bildschirmrand und die Befehlsleiste für schnelle Suche. Die meiste tägliche Arbeit findet unter Eingangsrechnungen statt — im nächsten Tutorial laden Sie dort Ihr erstes Dokument hoch.