Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

LirAI Technology GmbH
Liebigstraße 29
49074 Osnabrück
Deutschland

Vertreten durch: Geschäftsführer Markus Renkos

Kontakt: Telefon 0541 / 96 25 13 88, E-Mail info@lirai.de

Weitere Angaben (Registergericht, Registernummer) finden Sie im Impressum.

2. Übersicht

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, welche personenbezogenen Daten bei einem Besuch dieser Website verarbeitet werden, zu welchem Zweck, auf welcher Rechtsgrundlage und wie lange. Personenbezogene Daten sind alle Angaben, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Diese Erklärung gilt für die kostenlose Testphase (Abschnitte 4.3 und 6) und die öffentliche Website www.lirai.de. Für den Produktbereich unter next.lirai.de (Login-Bereich für Kundinnen und Kunden) gilt ergänzend eine eigene, gesonderte Datenschutzerklärung.

Welche Dienstleister die LirAI Technology GmbH als Unterauftragsverarbeiter für die Verarbeitung von Kundendaten im Produkt einsetzt, führt die Seite Unterauftragsverarbeiter — jeweils mit Rechtsträger, Verarbeitungsort, Angabe zum Drittlandtransfer und Vertragsstatus nach Art. 28 DSGVO.

3. Hosting

Diese Website wird von der Hetzner Online GmbH gehostet. Mit dem Hosting-Anbieter besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO; der Anbieter verarbeitet Daten ausschließlich nach unserer Weisung und ausschließlich zum Zweck der Bereitstellung dieser Website.

4. Datenerfassung auf dieser Website

4.1 Server-Log-Dateien

Beim Aufruf unserer Website verarbeiten wir als Verantwortliche technische Zugriffsdaten zur Gewährleistung der Sicherheit und Stabilität unseres Webservers sowie zur Aufklärung von Missbrauch und Störungen. Dies sind: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, angeforderte Ressource und HTTP-Methode, HTTP-Statuscode, übertragene Datenmenge, Antwortdauer, angefragter Hostname, Referrer und User-Agent. Eine Rückwärtsauflösung der IP-Adresse und damit die Erhebung des Hostnamens des zugreifenden Rechners findet nicht statt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Server-Zugriffsprotokolle werden zentral für 15 Tage gespeichert und anschließend automatisiert gelöscht. Wegen der blockweisen Speicherung und des zeitversetzten Löschlaufs kann die tatsächliche Löschung bis zu rund fünf weitere Stunden dauern. Lokale Rohprotokolle werden täglich auf die letzten 14 Tage gekürzt und bleiben gegebenenfalls bis zum nächsten täglichen Bereinigungslauf erhalten. Es bestehen keine Sicherungskopien dieser Protokolle. Eine Zusammenführung mit anderen Datenquellen findet nicht statt.

4.2 Kontaktaufnahme (Telefon, E-Mail, Kontaktformular)

Wenn Sie uns per Telefon, E-Mail oder über das Kontaktformular kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Anfrage. Das Formular überträgt Ihre E-Mail-Adresse und die Auswahl Ihres Anliegens sowie, soweit von Ihnen angegeben, Ihren Namen, Ihre Firma und die Herkunftsangabe an unseren selbst gehosteten Formular-Dienst. Die Anfrage wird anschließend in unser internes Kundenbeziehungsmanagement (CRM) übernommen. Es wird kein E-Mail-Programm geöffnet und keine automatische Bestätigungsmail versendet.

Pflichtangaben und freiwillige Angaben: Die E-Mail-Adresse wird benötigt, damit wir Ihnen antworten können. Die Auswahl des Anliegens hilft uns bei der Zuordnung. Ohne eine gültige E-Mail-Adresse können Sie das Formular nicht absenden. Name, Firma und die Antwort auf „Wie sind Sie auf uns aufmerksam geworden?“ sind freiwillig. UTM-Parameter werden nicht in Ihren Anfrage-Datensatz übernommen. Für das Formular setzen wir keine Tracking-Pixel oder Analyse-Cookies ein. Die freiwillige Herkunftsangabe dient der internen Zuordnung Ihrer Anfrage.

Zweck und Rechtsgrundlage: Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Anfrage. Sind Sie als natürliche Person selbst die mögliche Vertragspartei, erfolgt die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Handeln Sie als Vertreter oder Ansprechpartner eines Unternehmens oder betrifft Ihr Anliegen keine Vertragsanbahnung, erfolgt sie auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Beantwortung von Anfragen und der Betreuung geschäftlicher Beziehungen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Zugriff und Empfänger: Innerhalb der LirAI Technology GmbH haben die für die Bearbeitung zuständigen Mitarbeiter Zugriff auf die Anfrage. Formular-Dienst, CRM und dessen Datenbanksicherungen werden bei unserem Hosting-Dienstleister Hetzner Online GmbH in Deutschland betrieben. Für das Formular verwenden wir keinen externen Formularanbieter und keinen zusätzlichen Mailversanddienst.

Speicherdauer im Formular-Dienst: Nach der bestätigten Übernahme ins CRM wird die Anfrage einschließlich der freiwilligen Herkunftsangabe im Formular-Dienst gelöscht. Die Abholung erfolgt regelmäßig alle fünf Minuten. Bei ausbleibender Abholung werden die Angaben nach sieben Tagen automatisch gelöscht. Für diesen Zwischenspeicher bestehen keine Sicherungskopien. Technische Zugriffsprotokolle folgen den Fristen aus Abschnitt 4.1; die Formularinhalte werden darin nicht gespeichert.

Speicherdauer im CRM: Nicht übernommene Anfragen werden sechs Monate nach Eingang automatisch gelöscht. Die freiwillige Herkunftsangabe folgt derselben Frist. Als Spam eingestufte Anfragen werden sofort gelöscht. Ein allein durch die Anfrage angelegter Kontakt wird ebenfalls gelöscht, wenn keine weitere Kommunikation oder Bearbeitung stattgefunden hat. Bei einem fortbestehenden Bearbeitungszweck kann die automatische Löschung im Einzelfall ausgesetzt werden.

Für übernommene oder erledigte Anfragen richtet sich die Speicherdauer danach, wie lange die Angaben zur Bearbeitung Ihres Anliegens und für eine daraus entstandene Kundenbeziehung erforderlich sind. Danach werden sie gelöscht, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder die erforderliche Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen eine weitere Speicherung rechtfertigen. Diese beschränkt sich auf die dafür erforderlichen Daten und die jeweilige Dauer. Auch Ausnahmen von der automatischen Löschung setzen einen fortbestehenden Zweck voraus und werden überprüft.

Sicherungskopien: Gelöschte CRM-Daten können noch bis zu 14 Tage in verschlüsselten Sicherungskopien enthalten sein. Diese Sicherungen dienen ausschließlich der Wiederherstellung und werden nach Ablauf dieser Frist gelöscht.

Es gelten Ihre Rechte aus Abschnitt 5. Sie können insbesondere aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, der Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO widersprechen (Art. 21 DSGVO). Wenden Sie sich dazu an den in Abschnitt 1 genannten Kontakt.

4.3 Kostenlose Testphase (Trial)

Einrichtung des Testzugangs. Wenn Sie am kostenlosen Test teilnehmen, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen und gegebenenfalls Ihre Unternehmensangaben sowie Ihre Auswahl „Kanzlei“ oder „Betrieb“ zur Einrichtung und Verwaltung des Testzugangs. Sind Sie als natürliche Person selbst Vertragspartner, etwa als Einzelunternehmer, erfolgt dies zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage und zur Erfüllung des Testvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Handeln Sie als Vertreter oder Ansprechpartner eines Unternehmens, verarbeiten wir Ihre geschäftlichen Kontaktdaten zur erforderlichen Kommunikation sowie zur Einrichtung und Verwaltung des Testzugangs für dieses Unternehmen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Unser berechtigtes Interesse besteht darin, die angefragte geschäftliche Beziehung mit dem Unternehmen zu begründen und zu betreuen. Ohne die erforderlichen Angaben können wir den Testzugang nicht bereitstellen.

IP-Adresse und Schutz vor Massenregistrierungen. Um die Zahl der Registrierungsversuche je IP-Adresse innerhalb eines Stundenfensters zu begrenzen, speichern wir Ihre IP-Adresse zusammen mit dem zugehörigen Zeitfenster und der Anzahl der Versuche. Das schützt die Registrierung vor missbräuchlichen Massenanmeldungen. Diese IP-Zähler werden stündlich bereinigt und bleiben im aktiven System ungefähr bis zu zwei Stunden gespeichert.

Davon getrennt kann Ihre IP-Adresse in verschlüsselten Datenbanksicherungen einschließlich der zugehörigen Änderungsprotokolle regelmäßig bis zu rund acht Wochen wiederherstellbar bleiben. Wir bewahren rollierend die letzten acht wöchentlichen Vollsicherungen auf. Mit jeder neuen Vollsicherung werden die älteste Vollsicherung sowie die zugehörigen täglichen Teilsicherungen und Änderungsprotokolle automatisch gelöscht. Fällt ein Sicherungslauf aus, erfolgt diese Löschung mit dem nächsten erfolgreichen Lauf; dadurch kann sich die Aufbewahrung verlängern. Zusätzliche Datenbankabzüge für Wartungsarbeiten werden spätestens nach sieben Tagen gelöscht.

Protokollierung der Registrierungsversuche. Zur Erkennung auffälliger Registrierungsmuster und von Missbrauch protokollieren wir den Domain-Teil Ihrer E-Mail-Adresse, also den Teil nach dem @-Zeichen, das Ergebnis des Versuchs und die gewählte Art „Kanzlei“ oder „Betrieb“, soweit angegeben. Hinzu kommen Zeitpunkt, technische Ereignis- und Dienstinformationen sowie eine Kennung der einzelnen Anfrage. Diese Registrierungseinträge enthalten weder die vollständige E-Mail-Adresse noch Ihre IP-Adresse oder den User-Agent Ihres Browsers. Auch abgewiesene Versuche und Versuche bei vorübergehend ausgeschalteter Registrierung werden protokolliert. Bei ausgeschalteter Registrierung wird kein IP-Zähler angelegt. Unabhängig davon können IP-Adressen in technischen Zugriffs- und Fehlerprotokollen vorkommen.

Die zentralen Protokolle werden 15 Tage aufbewahrt und anschließend automatisch gelöscht. Durch die blockweise Speicherung und den zeitversetzten Löschlauf kann die tatsächliche Löschung bis zu rund fünf weitere Stunden dauern. Lokale Protokollkopien werden täglich auf die letzten 14 Tage gekürzt; Einträge können dort daher bis zum nächsten täglichen Bereinigungslauf verbleiben. Ein Zwischenspeicher für die Protokollübertragung hält Einträge höchstens 72 Stunden vor. Der zentrale Protokollspeicher wird nicht gesichert. Eine Zusammenführung der Registrierungsprotokolle mit den Zugriffsprotokollen findet nicht statt.

Die Verarbeitung der IP-Zähler und der Registrierungsprotokolle beruht auf unserem berechtigten Interesse, das Testangebot vor Missbrauch zu schützen und missbräuchliche Massenregistrierungen zu erkennen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Datenbanksicherungen dienen der Wiederherstellbarkeit und Sicherheit des Angebots; auch hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO die Rechtsgrundlage.

Kennung gegen wiederholte Testphasen. Zur Verhinderung wiederholter kostenloser Testphasen und missbräuchlicher Nutzung verarbeiten wir außerdem eine aus Ihrer E-Mail-Adresse abgeleitete pseudonyme Kennung. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse am Schutz des Testangebots vor Missbrauch (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Kennung wird mit einem geheimen Schlüssel aus der vereinheitlichten E-Mail-Adresse berechnet und mit einer Versionsangabe gespeichert. Sie enthält keine Klartextadresse, ist jedoch nicht anonym. Sie wird nur für tatsächlich aktivierte Testzugänge angelegt.

Zugriff und Empfänger. Innerhalb der LirAI Technology GmbH erhalten die für Bereitstellung und Betreuung zuständigen Personen Zugriff, soweit dies für ihre Aufgaben erforderlich ist. Die beschriebenen IP-Zähler, Datenbanksicherungen und Registrierungsprotokolle werden bei unserem Hosting-Dienstleister Hetzner Online GmbH in Deutschland verarbeitet. Angaben zu weiteren eingesetzten Dienstleistern und Empfängern finden Sie auf der Seite Unterauftragsverarbeiter.

Speicherdauer und Ihre Rechte. Die Dauer und der Ablauf der Löschung von Trial-Konten, Trial-Daten und der pseudonymen Kennung sind in Abschnitt 6 beschrieben. Für IP-Zähler, Sicherungen und Registrierungsprotokolle gelten die oben gesondert genannten Fristen und Löschkriterien. Es gelten die Rechte in Abschnitt 5.

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, der Verarbeitung Ihrer Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zu widersprechen (Art. 21 DSGVO). Dies betrifft insbesondere die Verarbeitung geschäftlicher Kontaktdaten von Vertretern und Ansprechpartnern sowie die beschriebenen Verarbeitungen zur Missbrauchsprävention und Datensicherung. Wenden Sie sich dazu an den in Abschnitt 1 genannten Kontakt.

5. Ihre Rechte

Sie haben uns gegenüber jederzeit das Recht auf:

• Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung Ihrer bei uns gespeicherten Daten (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Datenverarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten, soweit diese auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht (Art. 21 DSGVO)

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde: Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt, haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns zuständig ist:

Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5, 30159 Hannover (Postanschrift: Postfach 221, 30002 Hannover)
Telefon: 0511 120-4500
Web: www.lfd.niedersachsen.de

6. Speicherdauer — Trial-Konten

Die kostenlose Testphase dauert 7 Tage. Danach wird der Zugang gesperrt. Es folgt eine 14-tägige Kulanzfrist, in der die Nutzung nach Abschluss eines kostenpflichtigen Vertrags fortgesetzt werden kann. Ohne Vertragsabschluss werden das Trial-Unternehmen und die zugehörigen Trial-Daten nach Ablauf dieser Frist im täglichen automatisierten Löschlauf endgültig gelöscht (Hard-Delete). Sperrung und endgültige Löschung sind unterschiedliche Schritte.

Die pseudonyme Kennung zur Missbrauchsprävention wird für 6 Kalendermonate ab der tatsächlichen endgültigen Löschung des Trial-Unternehmens aufbewahrt. Die Frist beginnt weder mit der Anmeldung noch mit dem Ende der Testphase oder der Kulanzfrist. Nach Fristablauf wird die Kennung nicht mehr zur Sperrung einer erneuten Testanmeldung verwendet. Abgelaufene Kennungen werden im täglichen automatisierten Löschlauf entfernt; das Ende der Sperrwirkung hängt nicht davon ab, ob dieser Lauf bereits abgeschlossen ist.

Nach der Löschung des Trial-Unternehmens werden auch die zugehörige Benutzerzeile und das Anmeldekonto gelöscht, sofern keine weiteren Beziehungen bestehen, für die das Konto noch benötigt wird. Dies wird vor der Löschung geprüft. Fehlgeschlagene Löschaufträge werden erneut versucht; nach sieben erfolglosen Versuchen werden sie zur Fehlerbearbeitung zurückgestellt und täglich als Fehler gemeldet. Die betroffenen Kontodaten bleiben bis zur erfolgreichen Bereinigung bestehen. Eine sofortige Löschung sämtlicher Kontodaten unabhängig von weiteren Beziehungen wird daher nicht zugesagt.

7. Kontakt bei Fragen zum Datenschutz

Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an den in Abschnitt 1 genannten Verantwortlichen (siehe auch Impressum).