E-Mails automatisch importieren
Eingangsrechnungen per E-Mail manuell herunterzuladen und einzeln hochzuladen kostet täglich Zeit — und jede vergessene Dateianlage ist ein Beleg, der zu spät in der Buchhaltung landet. LirAI Next prüft Ihr IMAP-Postfach automatisch auf neue Rechnungen und importiert erkannte Anhänge direkt in Ihre Dokumentliste. Dieses Tutorial zeigt, wie Sie den E-Mail-Import einmalig einrichten.
Voraussetzungen
- Rolle „Admin” der Company
- IMAP-Zugang zu einem E-Mail-Postfach (Hostname, Port, Benutzername, Passwort)
- Das Postfach ist erreichbar (kein SMTP-Only-Account)
Schritt für Schritt
1. Mail-Import-Einstellungen öffnen
Navigieren Sie im linken Seitenmenü zu Einstellungen, dort zum Reiter „Integrationen” und zum Abschnitt „E-Mail-Import (IMAP)”.
2. Neues IMAP-Konto verbinden
Klicken Sie auf „Konto hinzufügen”. Es öffnet sich das IMAP-Konfigurationsformular. Füllen Sie die Felder aus:
| Feld | Inhalt |
|---|---|
| IMAP-Host | z. B. imap.example.com |
| Port | 993 (SSL/TLS) |
| Benutzername | Ihre vollständige E-Mail-Adresse |
| Passwort | Das IMAP-Passwort des Postfachs |
Hinweis: LirAI Next verbindet sich ausschließlich über SSL/TLS (Port 993). Unverschlüsseltes IMAP oder STARTTLS (Port 143) werden nicht unterstützt.
Sicherheitshinweis: Gespeicherte IMAP-Passwörter werden im Ruhezustand mit AES-256-GCM verschlüsselt. LirAI Next verwendet Ihr Passwort ausschließlich für den IMAP-Abruf.
Klicken Sie auf „Verbindung testen” — LirAI Next stellt eine Testverbindung her. Bei Erfolg erscheint eine grüne Bestätigung.
3. Ordner konfigurieren
Nach erfolgreicher Verbindung wählen Sie den Posteingangsordner, den LirAI Next überwachen
soll. Standardmäßig ist INBOX vorausgewählt.
Tipp: Nutzen Sie einen dedizierten Ordner (z. B. LirAI-Import), wenn Sie nur bestimmte
E-Mails importieren möchten. Richten Sie dafür in Ihrem E-Mail-Client eine Weiterleitungsregel ein.
Legen Sie außerdem fest, was nach dem Import mit einer E-Mail geschehen soll:
- Als gelesen markieren (empfohlen)
- In Archiv-Ordner verschieben
4. Abruf-Intervall wählen und automatischen Import aktivieren
Wählen Sie das Abruf-Intervall, in dem LirAI Next das Postfach prüft: 15 Minuten, 30 Minuten, 60 Minuten (Standard), 12 Stunden oder 24 Stunden.
Klicken Sie auf „Speichern”. Das Konto erscheint danach aktiv in der Kontenliste — erkennbar an der verfügbaren Aktion „Pausieren” (statt „Aktivieren”).
LirAI Next prüft das Postfach ab sofort im gewählten Intervall auf neue E-Mails. Erkannte PDF- und XML-Anhänge werden automatisch als Dokumente importiert und die Extraction Cascade gestartet.
5. Import-Ergebnis prüfen
Wechseln Sie zur Dokumentübersicht. Das neu importierte Dokument erscheint dort wie jedes
andere Dokument, zunächst kurz mit Status „Extraktion läuft” und danach mit Status
„Rechnungen” (Posteingang) oder „Zu besprechen” (technisch: processing →
inbox/todiscuss) — analog zum manuellen Upload (siehe
Erste Schritte). Die Dokumentliste zeigt keine separate
Kennzeichnung „per E-Mail importiert” — Sie erkennen ein E-Mail-Dokument an Inhalt/Absender, nicht
an einem Badge.
Gut zu wissen
- Nur Anhänge werden importiert — der E-Mail-Text selbst wird nicht verarbeitet.
- Unterstützte Formate: ausschließlich PDF und XML (z. B. XRechnung). Andere Anhangstypen — auch Bildformate wie JPG oder PNG — werden beim E-Mail-Import stillschweigend ignoriert. Für Bilddokumente nutzen Sie stattdessen den manuellen Web-Upload (siehe Erste Schritte).
- Erkennung nach Dateiinhalt: LirAI Next erkennt PDF- und XML-Anhänge direkt an ihrem Inhalt (Dateisignatur) — unabhängig davon, welchen (ggf. unspezifischen oder fehlenden) Dateityp der sendende Mailserver deklariert. Auch eine als E-Mail weitergeleitete Rechnung wird erkannt, wenn das Original als eingebettete Nachricht mitgeschickt wurde.
- Mehrere Konten: Sie können mehrere IMAP-Konten verbinden (z. B. je ein Konto pro Abteilung).
- Fehlerprotokoll: Im Abschnitt „E-Mail-Import (IMAP)” lässt sich pro Konto ein „Protokoll”-Bereich aufklappen; dort sehen Sie fehlgeschlagene Abrufversuche mit der rohen Fehlermeldung des Mailservers. Häufige Ursachen dahinter: abgelaufenes Passwort, IMAP beim Provider deaktiviert, oder eine 2-FA-Anforderung des Providers (in diesem Fall ein App-Passwort verwenden).
- Automatische Warnung bei Ausfall: Schlägt der Abruf eines Postfachs dreimal in Folge fehl, benachrichtigt LirAI Next automatisch alle Administratoren des Unternehmens (Glocke und Push, mit Link direkt zu den Mail-Einstellungen) — Sie müssen also nicht aktiv nachsehen. Ein erfolgreicher Abruf setzt den Zähler zurück.
- Datenschutz: LirAI Next greift ausschließlich auf den konfigurierten Ordner zu — kein Zugriff auf andere Ordner oder Kontakte.
Nächste Schritte
Zusammenfassung
Sie haben den automatischen E-Mail-Import eingerichtet: IMAP-Verbindung getestet, Ordner konfiguriert und das Abruf-Intervall festgelegt. LirAI Next übernimmt ab sofort das Abholen und Importieren eingehender Rechnungen — jede erkannte PDF- oder XML-Datei landet automatisch in Ihrer Dokumentliste, bereit zur Prüfung. Was früher manuelle Downloads und einzelne Uploads waren, geschieht jetzt im Hintergrund, ohne dass jemand etwas anklicken muss.