Rechnungen automatisch an DATEV übertragen
Die meisten Unternehmen schicken ihrem Steuerberater bis heute einzelne Rechnungs-PDFs per E-Mail — und der Steuerberater bucht sie manuell in DATEV ein. Das kostet auf beiden Seiten Zeit und erzeugt unnötige Fehlerquellen. LirAI Next überträgt freigegebene Rechnungen automatisch an die verbundene DATEV-Kanzlei: Sie geben eine Rechnung frei, und sie liegt sekundenspäter zur Buchung bereit — kein manueller E-Mail-Versand, keine Nachfrage, ob die Datei angekommen ist. Dieses Tutorial zeigt, wie Sie die DATEV-Verbindung einmalig einrichten und wie die automatische Übertragung im Alltag funktioniert.
Voraussetzungen
- Rolle Admin für die Einrichtung der DATEV-Verbindung (Schritt 1–3)
- Berater-Nummer und Mandanten-Nummer Ihrer Steuerkanzlei (zusammen die DATEV-Kennung,
z. B.
455148-1) — fragen Sie Ihren Steuerberater, falls Sie diese nicht griffbereit haben - Ein DATEV-Zugang mit den nötigen Berechtigungen für die einmalige Autorisierung
Für die tägliche Nutzung (Rechnungen freigeben und an DATEV übertragen) genügt die Rolle Freigeber (Approver) — die DATEV-Verbindung muss zu diesem Zeitpunkt bereits eingerichtet sein.
Schritt für Schritt
1. DATEV-Integration öffnen
Melden Sie sich als Admin an und navigieren Sie im linken Seitenmenü zu Einstellungen → Integrationen. Im Abschnitt „DATEV” sehen Sie den aktuellen Verbindungsstatus.
2. Berater- und Mandantennummer eintragen
Tragen Sie die DATEV-Kennung ein:
| Feld | Inhalt |
|---|---|
| Berater-Nummer | Die Nummer Ihrer Steuerkanzlei in DATEV |
| Mandanten-Nummer | Ihre Mandantennummer bei dieser Kanzlei |
Klicken Sie auf „Verbinden”. LirAI Next öffnet daraufhin den DATEV-Login.
3. DATEV-Autorisierung erteilen
Melden Sie sich im DATEV-Login mit einem berechtigten Konto an (in der Regel Ihr Steuerberater oder eine Person mit DATEV-Zugang) und erteilen Sie LirAI Next die Zugriffsberechtigung. Nach der Bestätigung kehren Sie zu LirAI Next zurück — die Verbindungskarte zeigt den Status „Verbunden”.
Hinweis: Die Autorisierung gilt zwei Jahre und muss dann einmalig erneuert werden. LirAI Next erinnert Sie rechtzeitig daran. Sie können die Verbindung jederzeit widerrufen — LirAI Next sieht dabei nie Ihre DATEV-Zugangsdaten selbst, nur das erteilte Zugriffstoken.
4. Rechnung freigeben und an DATEV übertragen
Ab sofort läuft die DATEV-Übertragung automatisch mit jeder Freigabe. Öffnen Sie eine geprüfte Rechnung im Status „Rechnungen” oder „Zu besprechen” und klicken Sie auf „Freigeben”.
Im Bestätigungsdialog sehen Sie — wenn genau eine DATEV-Verbindung eingerichtet ist — das Ziel-Mandat bereits vorbelegt. Bei mehreren Mandaten wählen Sie das gewünschte aus der Dropdown-Liste. Bestätigen Sie den Dialog.
Ohne aktive DATEV-Verbindung: Fehlt die Verbindung, erscheint im Freigeben-Dialog kein Mandat-Feld. Die Rechnung wird trotzdem freigegeben — nur ohne DATEV-Übertragung.
In der Anwendung wird links die PDF-Vorschau des Originalbelegs angezeigt — Sie können die erkannten Felder damit gegen den Original-Beleg prüfen, bevor Sie freigeben.
Die Rechnung wechselt auf den Status „Freigegeben” und wird unmittelbar an DATEV übermittelt.
5. Übertragungsstatus prüfen
Öffnen Sie die freigegebene Rechnung und wechseln Sie auf den Tab „Verlauf”. Dort ist der DATEV-Übertragungsstatus als Ereignis dokumentiert:
| Ereignis | Bedeutung |
|---|---|
| DATEV: übertragen | Die Rechnung ist in DATEV eingegangen und liegt zur Buchung bereit |
| DATEV: Übertragung fehlgeschlagen | Die Übermittlung ist nicht angekommen — LirAI Next benachrichtigt alle Admins automatisch |
Bei einem Übertragungsfehler können Sie in der Detail-Ansicht der Rechnung die Übertragung manuell erneut anstoßen.
Was genau an DATEV übertragen wird
LirAI Next überträgt die extrahierten und freigegebenen Rechnungsdaten an DATEV. Ihr Steuerberater sieht in DATEV:
- Belegnummer, Belegdatum, Fälligkeitsdatum
- Lieferant (Name, ggf. USt-IdNr.)
- Nettobetrag, Umsatzsteuer, Bruttobetrag
- IBAN des Zahlungsempfängers
- DATEV-spezifische Buchungsfelder, soweit aus dem Beleg erkennbar
Die Übertragung folgt dem DATEV-Schnittstellenstandard — Ihr Steuerberater muss keine zusätzliche Software installieren.
Gut zu wissen
- Ohne DATEV-Verbindung: Fehlt eine DATEV-Verbindung, erscheint im Freigeben-Dialog kein Mandat-Feld — die Freigabe funktioniert wie gewohnt, aber ohne Übertragung. Sie können die Verbindung jederzeit nachrüsten.
- Mehrere Mandate: Innerhalb einer Company können mehrere Mandate hinterlegt werden; beim Freigeben wählen Sie das passende aus. Verwalten Sie mehrere Unternehmen in LirAI Next (je eine Company), können Sie pro Company eine eigene DATEV-Verbindung einrichten.
- DATEV-Verbindung widerrufen: Möchten Sie die Verbindung beenden, klicken Sie in den Integrationseinstellungen auf „Verbindung trennen”. Bereits übertragene Rechnungen bleiben in DATEV unberührt.
- Was Ihr Steuerberater sieht: Die Rechnung erscheint in DATEV in der vereinbarten Belegtransfer-Ansicht — bereit zur Buchung, ohne dass Ihr Steuerberater auf eine E-Mail warten muss.
Nächste Schritte
Zusammenfassung
Sie haben die DATEV-Verbindung eingerichtet und gesehen, wie LirAI Next jede freigegebene Rechnung automatisch übermittelt. Sie wissen jetzt, welche Angaben für die Einrichtung nötig sind, wie die Autorisierung funktioniert, was im Freigeben-Dialog zu tun ist und wo Sie den Übertragungsstatus nachverfolgen. Was früher manuelle E-Mail-Weiterleitungen und Rückfragen beim Steuerberater bedeutete, läuft jetzt im Hintergrund — jede Freigabe ist gleichzeitig die Übergabe an die Buchhaltung.