Belegverarbeitung in der Kanzlei: vorher und mit LirAI
Steuerkanzleien mit vielen Mandaten kennen das Muster: Eingangsbelege sichten, Daten abtippen, kontieren, bei Unklarheiten nachfragen — pro Beleg mehrfach von Hand. Der Aufwand fällt in eine Zeit, in der Kanzleien ohnehin unter Druck stehen: Fachkräfte für genau diese Tätigkeiten sind knapp, und die E-Rechnungspflicht macht die Digitalisierung der Belegverarbeitung zur Pflichtaufgabe statt zur Kür.
LirAI automatisiert die Extraktion, Klassifikation und DATEV-Aufbereitung der Belege per KI — mit einem Grundsatz: Die KI schlägt vor, ein Mensch bestätigt. Kein Beleg wird automatisch verbucht.
Der Ablauf im Vergleich
| Schritt | Klassische Kanzlei-Arbeit | Mit LirAI |
|---|---|---|
| Belegeingang | Papier, E-Mail-Anhänge, Portale — manuell gesammelt | E-Mail, Upload, E-Rechnung (XRechnung/ZUGFeRD) zentral erfasst |
| Datenerfassung | Kopfdaten und Positionen von Hand in DATEV abtippen | KI liest Rechnungsnummer, Datum, Beträge, Lieferant und IBAN aus (Positionen nur bei E-Rechnungen) und markiert, was Sie prüfen sollten |
| Unklare Fälle | Rückfrage beim Mandanten, manuelle Recherche | Unsichere Felder werden automatisch als „Bitte prüfen“ markiert, statt unbemerkt durchzulaufen |
| Kontierung | Manuelle Zuordnung nach Erfahrung der Sachbearbeitung | Belegbild und Kopfdaten gehen vorbelegt an DATEV; Konto, Steuerschlüssel und Buchung erfolgen in DATEV. |
| Freigabe | Vollständig manuelle Prüfung | Editierbare Vorschläge mit Konfidenzanzeige — die Freigabe bleibt immer eine menschliche Entscheidung |
| Nachvollziehbarkeit | Papierspur, oft lückenhaft | Verlauf zu jedem Beleg: Statuswechsel, Feldänderung und DATEV-Ereignis, jeweils mit Zeitpunkt |
Kennzahlen — eingeordnet
Der Unterschied in der Praxis: Während die manuelle Datenerfassung Rechnungsnummer, Datum, Beträge, Lieferant und IBAN pro Beleg von Hand abtippt, liest die KI-gestützte Extraktion diese Angaben automatisch aus — die fachliche Freigabe bleibt in beiden Fällen erforderlich und unverändert Teil des Prozesses.
Kontrolle bleibt bei der Kanzlei
LirAI automatisiert die Fleißarbeit, nicht die Entscheidung. Jeder Vorschlag ist einsehbar, jede Unsicherheit wird sichtbar gemacht, jede Buchung braucht eine menschliche Bestätigung.