Belegverarbeitung in der Kanzlei: vorher und mit LirAI
Steuerkanzleien mit vielen Mandaten kennen das Muster: Eingangsbelege sichten, Daten abtippen, kontieren, bei Unklarheiten nachfragen — pro Beleg mehrfach von Hand. Der Aufwand fällt in eine Zeit, in der Kanzleien ohnehin unter Druck stehen: Fachkräfte für genau diese Tätigkeiten sind knapp, und die E-Rechnungspflicht macht die Digitalisierung der Belegverarbeitung zur Pflichtaufgabe statt zur Kür.
LirAI Next automatisiert die Extraktion, Klassifikation und DATEV-Aufbereitung der Belege per KI — mit einem Grundsatz: Die KI schlägt vor, ein Mensch bestätigt. Kein Beleg wird automatisch verbucht.
Der Ablauf im Vergleich
| Schritt | Klassische Kanzlei-Arbeit | Mit LirAI Next |
|---|---|---|
| Belegeingang | Papier, E-Mail-Anhänge, Portale — manuell gesammelt | E-Mail, Upload, E-Rechnung (XRechnung/ZUGFeRD) zentral erfasst |
| Datenerfassung | Kopfdaten und Positionen von Hand in DATEV abtippen | KI liest Kopf- und Positionsdaten automatisch aus, inkl. Prüfmechanismus für die IBAN |
| Unklare Fälle | Rückfrage beim Mandanten, manuelle Recherche | Unsichere Felder werden automatisch markiert und eskaliert, statt unbemerkt durchzulaufen |
| Kontierung | Manuelle Zuordnung nach Erfahrung der Sachbearbeitung | KI schlägt Kreditor und Sachkonto vor, lernt aus bestätigten Korrekturen |
| Freigabe | Vollständig manuelle Prüfung | Editierbare Vorschläge mit Konfidenzanzeige — die Freigabe bleibt immer eine menschliche Entscheidung |
| Nachvollziehbarkeit | Papierspur, oft lückenhaft | Lückenloses Protokoll zu jedem Statuswechsel, jeder Änderung, jedem Exportversuch |
Kennzahlen — eingeordnet
Was LirAI selbst leistet (eigene Produktmessung): Die KI-gestützte Datenextraktion dauert pro Beleg wenige Sekunden (rund 12 Sekunden für die Volltext-Extraktion bei Rechnungen — Tier-≥2 der Erkennungskaskade). Das ist reine Rechenzeit der KI-Kaskade — die anschließende menschliche Prüfung und Freigabe kommt in jedem Fall noch dazu, denn die bleibt bei LirAI immer erhalten.
Der Unterschied in der Praxis: Wo die manuelle Datenerfassung pro Beleg mehrere Minuten dauert, liefert die KI-gestützte Extraktion die Kopf- und Positionsdaten in Sekunden — die fachliche Freigabe bleibt in beiden Fällen erforderlich und unverändert Teil des Prozesses.
Kontrolle bleibt bei der Kanzlei
LirAI Next automatisiert die Fleißarbeit, nicht die Entscheidung. Jeder Vorschlag ist einsehbar, jede Unsicherheit wird sichtbar gemacht, jede Buchung braucht eine menschliche Bestätigung.