E-Rechnungen ausstellen: Wer 2027 umstellen muss – und wer noch Zeit hat
LirAI Redaktion
Kann Ihre Buchhaltung E-Rechnungen empfangen, ist damit noch nicht geklärt, wann Ihr Unternehmen selbst welche ausstellen muss. Für den Rechnungsausgang läuft die allgemeine Übergangsfrist Ende 2026 aus. Ob Sie 2027 umstellen müssen, hängt unter anderem vom Umsatz des Vorjahres und der Art des Geschäfts ab. Rechtsgrundlage ist § 27 Absatz 38 UStG, abgerufen am 19. September 2026.
Welche Rechnungen sind betroffen?
Die Pflicht betrifft grundsätzlich Leistungen eines im Inland ansässigen Unternehmers an einen anderen inländischen Unternehmer für dessen Unternehmen. Bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG sind ausgenommen. Entscheidend ist deshalb die einzelne Leistung, nicht allein die Rechtsform Ihres Unternehmens. § 14 Absatz 2 UStG, abgerufen am 19. September 2026.
Weitere Ausnahmen betreffen insbesondere Kleinbetragsrechnungen bis einschließlich 250 Euro brutto sowie Rechnungen über nach § 19 Absatz 1 UStG steuerfreie Kleinunternehmerumsätze. Die Ausnahme für Kleinunternehmer auf der Ausstellungsseite hebt deren Empfangspflicht nicht auf. Für öffentliche Auftraggeber können zusätzliche Regeln gelten. § 33 UStDV, § 34a UStDV und BMF-FAQ, Fragen 4, 4a und 12, Stand März 2026, abgerufen am 19. September 2026.
Der Zeitplan für Ihren Rechnungsausgang
Für die von der Pflicht erfassten Umsätze gilt:
| Zeitraum | Übergangsregel für die Ausstellung |
|---|---|
| Bis 31. Dezember 2026 | Für 2025 und 2026 ausgeführte Umsätze dürfen bis dahin noch Papierrechnungen oder – mit Zustimmung des Empfängers – einfache elektronische Rechnungen übermittelt werden. |
| 1. Januar bis 31. Dezember 2027 | Diese Möglichkeit bleibt für 2027 ausgeführte Umsätze bis Jahresende bestehen, wenn der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betrug. Bei höherem Gesamtumsatz greift grundsätzlich die E-Rechnungspflicht. |
| Ab 1. Januar 2028 | Für ab diesem Zeitpunkt ausgeführte Umsätze entfällt die umsatzabhängige Übergangsregel. Die gesetzlichen Ausnahmen bleiben bestehen. |
Für 2027 ausgeführte Umsätze dürfen Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers noch bis zum 31. Dezember 2027 in einem elektronischen Format ausgestellt werden, das die neuen E-Rechnungsanforderungen nicht erfüllt, wenn sie mittels EDI nach Artikel 2 der Empfehlung 94/820/EG übermittelt werden. Die Aussage „über 800.000 Euro bedeutet ausnahmslos E-Rechnung ab 2027“ wäre deshalb zu pauschal.
Quelle für alle Fristen: § 27 Absatz 38 Nummern 1–3 UStG, abgerufen am 19. September 2026. Lassen Sie die Ermittlung Ihres maßgeblichen Gesamtumsatzes und Sonderfälle mit Ihrer Steuerberatung klären.
Welches Format passt?
XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 – ausgenommen MINIMUM und BASIC-WL – erfüllen grundsätzlich die umsatzsteuerlichen Formatanforderungen. Daneben können Rechnungsaussteller und Empfänger andere strukturierte Formate vereinbaren, wenn diese die vollständige und richtige Extraktion der umsatzsteuerlichen Pflichtangaben in ein EN-16931-konformes oder damit interoperables Format ermöglichen. BMF-FAQ, Frage 7, Stand März 2026; § 14 Absatz 1 UStG, jeweils abgerufen am 19. September 2026.
Entscheidend bleibt die konkrete Datei: Pflichtangaben gehören in den strukturierten Teil. Eine Validierung hilft, Format- und Geschäftsregelfehler zu erkennen, ersetzt aber nicht die inhaltliche Rechnungsprüfung. Ein fehlerfreier technischer Prüfbericht bestätigt beispielsweise nicht automatisch den richtigen Steuersatz. Das erläutert das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025, Randnummern 35 und 35a, abgerufen am 19. September 2026.
Was Sie jetzt vorbereiten können
Für Buchhaltung, Finance und betreuende Kanzlei empfiehlt sich ein gemeinsamer Probelauf:
- Geschäftsfälle zuordnen: Trennen Sie betroffene B2B-Umsätze, Ausnahmen und Sonderfälle. Halten Sie fest, welche Übergangsregel Sie nutzen.
- Erstellung testen: Prüfen Sie anhand typischer Rechnungen, ob Ihre Software das gewünschte Format samt vollständigen Angaben erzeugt.
- Prüfung und Korrektur festlegen: Bestimmen Sie, wer technische Meldungen bearbeitet, Inhalte kontrolliert und eine korrigierte Rechnung versendet.
- Versand abstimmen: Vereinbaren Sie mit Geschäftspartnern einen praktikablen Übermittlungsweg. Im B2B-Bereich ist beispielsweise E-Mail möglich; ein bestimmtes Portal schreibt das Umsatzsteuerrecht nicht vor. BMF-FAQ, Frage 8, Stand März 2026, abgerufen am 19. September 2026.
- Ablage erproben: Stellen Sie sicher, dass die strukturierten Rechnungsdaten unverändert erhalten bleiben. Nur eine Ansicht oder ein Ausdruck genügt dafür nicht. BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025, Randnummer 60, abgerufen am 19. September 2026.
Für die Grundlagen zur Empfangsseite lesen Sie „PDF ist keine E-Rechnung“. Die Zusammenarbeit zwischen Kanzlei und Mandanten behandelt unser Überblick für Steuerberater.