„PDF ist keine E-Rechnung" — der häufigste Irrtum bei der E-Rechnungspflicht
LirAI Redaktion
Einleitung
„Wir stellen doch schon Rechnungen als PDF per E-Mail — sind wir also schon E-Rechnungs-konform?“ Diese Annahme begegnet uns im Kundenkontakt immer wieder — und sie ist falsch. Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland eine neue, enger gefasste gesetzliche Definition der elektronischen Rechnung. Eine simple PDF-Datei erfüllt sie nicht.
Dieser Artikel erklärt, was eine E-Rechnung im rechtlichen Sinn ausmacht, warum PDF nicht ausreicht, und wer ab wann tatsächlich handeln muss.
Was seit 1.1.2025 als E-Rechnung gilt
§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG definiert die E-Rechnung seit 1. Januar 2025 neu: Es ist eine Rechnung, die
- in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird,
- das der europäischen Norm EN 16931 (Richtlinie 2014/55/EU) entspricht,
- und eine elektronische, medienbruchfreie Weiterverarbeitung ermöglicht.
In der Praxis erfüllen in Deutschland vor allem zwei Formate diese Anforderung: XRechnung (rein strukturiertes XML) und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (hybrides Format: strukturierte XML-Daten eingebettet in ein menschenlesbares PDF) — mit Ausnahme der ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL, die die umsatzsteuerlichen Anforderungen nicht vollständig erfüllen.
Warum eine „normale“ PDF-Rechnung nicht reicht
Eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung ohne eingebettete strukturierte Daten enthält keinen für Maschinen auswertbaren Datensatz — sie ist letztlich ein digitales Abbild einer Papierrechnung. Automatisierte, medienbruchfreie Weiterverarbeitung, wie sie der Gesetzgeber verlangt, ist damit nicht möglich. Solche Rechnungen gelten seit 2025 gesetzlich als „sonstige Rechnung“ — nicht mehr als E-Rechnung.
Das bedeutet nicht, dass PDF-Rechnungen verboten sind. Es bedeutet: Sie erfüllen die gesetzliche Definition der E-Rechnung nicht und lösen entsprechend nicht die damit verbundenen Rechte und Pflichten aus.
Wer ab wann tatsächlich handeln muss
Die Pflichten treffen inländische Unternehmer stufenweise:
- Seit 1. Januar 2025: Alle inländischen Unternehmer — unabhängig von Umsatz, Rechtsform oder Kleinunternehmer-Status — müssen E-Rechnungen empfangen können.
- Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz (2026) über 800.000 Euro müssen E-Rechnungen im B2B-Bereich ausstellen.
- Ab 1. Januar 2028: Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen gilt verbindlich für alle Unternehmen (mit den gesetzlich vorgesehenen Ausnahmen).
- Ausnahme Kleinunternehmer: Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind gemäß § 34a UStDV dauerhaft von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen befreit — sie dürfen weiterhin sonstige Rechnungen (Papier oder PDF) ausstellen. Die Empfangspflicht seit 2025 betrifft grundsätzlich aber auch sie.
Das Bundesministerium der Finanzen hat den praktischen Ablauf zuletzt mit BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 präzisiert.
Was das für Ihre Buchhaltungspraxis bedeutet
Wer aktuell PDF-Rechnungen per E-Mail verschickt oder empfängt, sollte jetzt prüfen:
- Können wir E-Rechnungen (XRechnung/ZUGFeRD) technisch empfangen und verarbeiten? Das ist seit 2025 verpflichtend, unabhängig von der eigenen Ausstellungspflicht.
- Ab wann greift für uns die Ausstellungspflicht — 2027 (bei Umsatz > 800.000 Euro) oder spätestens 2028?
- Ist unser Rechnungseingang so organisiert, dass strukturierte Daten nicht verloren gehen? Ein reines PDF-Archiv reicht für ZUGFeRD-Rechnungen nicht — die eingebetteten strukturierten Daten müssen erhalten und auswertbar bleiben.
LirAI unterstützt sowohl den Empfang und die automatisierte Auswertung von XRechnung- und ZUGFeRD-Dateien als auch die Verarbeitung klassischer PDF-Belege im Übergang — mit klarer Kennzeichnung, welches Format tatsächlich vorliegt.
Fazit
Eine PDF-Rechnung ist bequem, aber seit 2025 rechtlich keine E-Rechnung mehr. Wer künftig E-Rechnungen korrekt empfangen, verarbeiten und ab 2027/2028 auch ausstellen will, kommt an strukturierten Formaten wie XRechnung und ZUGFeRD nicht vorbei. Je früher die technischen und organisatorischen Weichen gestellt sind, desto entspannter verläuft der Übergang.
Quellen:
- § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG — Definition der elektronischen Rechnung
- § 34a UStDV — Ausnahme für Kleinunternehmer
- Richtlinie 2014/55/EU und Norm EN 16931 — europäischer Rechnungsstandard
- BMF-Schreiben zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung
- BMF FAQ zur E-Rechnung
- KoSIT — Spezifikation XRechnung
- FeRD — Spezifikation ZUGFeRD