Beleg-Vorarbeit im Unternehmen: vorher und mit LirAI
Bevor ein Beleg überhaupt bei der Buchhaltung oder der Kanzlei ankommt, fällt Arbeit im Unternehmen selbst an: Post öffnen, E-Mail-Anhänge sammeln, Kassenbons sortieren, alles einer Buchungsperiode zuordnen und weitergeben. Läuft das unregelmäßig, wächst schnell ein Belegstapel — mit Rückfragen und Klärungsaufwand, die oft erst spät im Prozess auffallen. Für Unternehmen, die selbst Rechnungen empfangen oder ausstellen, kommt seit 2025 die gestaffelte E-Rechnungspflicht als zusätzlicher Digitalisierungsdruck hinzu.
LirAI verlagert die Struktur- und Prüfarbeit an den Anfang: Belege werden direkt bei Eingang erfasst, klassifiziert und geprüft — statt erst Wochen später bei der Kanzlei sortiert zu werden. Auch hier gilt: Die KI schlägt vor, ein Mensch bestätigt. Kein Beleg wird automatisch verbucht.
Der Ablauf im Vergleich
| Schritt | Klassische Arbeit im Unternehmen | Mit LirAI |
|---|---|---|
| Belegeingang | Papierpost, E-Mail-Anhänge, Kassenbons — oft über mehrere Mitarbeitende verteilt | Zentraler E-Mail-Intake, Upload, E-Rechnung (XRechnung/ZUGFeRD) direkt bei Entstehung erfassbar |
| Sammeln/Sortieren | Manuell in Ordnern, anfällig für Lücken bei unregelmäßiger Pflege | Kein separater Sortierschritt — LirAI erkennt beim Eingang automatisch die Belegart, die sich jederzeit korrigieren lässt |
| Digitalisieren | Eigenes Scannen/Fotografieren, uneinheitliche Ablage | Für digital eingehende Belege nicht nötig; bei Papier genügt ein Foto |
| Übergabe an Kanzlei/Buchhaltung | Ordner, Scan-Upload, E-Mail — mit Medienbrüchen | Daten liegen strukturiert im DATEV-Exportformat bereit, kein separater Übergabeschritt |
| Fehlende/unklare Belege | Fällt oft erst bei der Kontierung oder zum Jahresabschluss auf — spät und aufwändig zu klären | Felder mit geringer Erkennungssicherheit werden sofort beim Eingang markiert, nicht erst Monate später |
| Prüfung/Freigabe | Keine strukturierte Vorprüfung durch das Unternehmen selbst | Editierbare Vorschläge mit Konfidenzanzeige — die Freigabe bleibt immer eine menschliche Entscheidung |
| Aufbewahrung | Eigenverantwortlich, oft Papier und verstreute digitale Kopien parallel | Zentral abgelegt, mit Verlauf zu jedem Beleg: Statuswechsel, Feldänderung und DATEV-Ereignis, jeweils mit Zeitpunkt |
Kennzahlen — eingeordnet
Die beiden folgenden Angaben sind nicht direkt miteinander vergleichbar: Sie messen unterschiedliche Ausschnitte des Prozesses und stammen aus unterschiedlichen Quellenarten. Wir stellen sie deshalb bewusst getrennt und eingeordnet dar, statt sie als direkte Vorher/Nachher-Zahl gegenüberzustellen.
Was LirAI selbst leistet (eigene Produktmessung)
Die KI-gestützte Erfassung erfolgt bei Kosten von unter einem Cent je Dokument. E-Rechnungen werden ganz ohne KI-Schritt direkt und zuverlässig eingelesen.
Was Ratgeberquellen zur klassischen, manuellen Belegpflege berichten
Die Ratgeber-Richtwerte für die klassische Arbeit umfassen dagegen den kompletten manuellen Vorgang: Sammeln, Sortieren, Digitalisieren, Zuordnen und Übergabe an die Kanzlei. Bei disziplinierter, laufender Pflege beziffern Buchhaltungssoftware-Ratgeber diesen Gesamtaufwand auf rund 5 Minuten täglich bzw. 15 Minuten wöchentlich, in Summe 1–2 Stunden im Monat. Diese Werte stammen aus mehreren unabhängigen Ratgeberquellen, sind aber keine unabhängige Primärstudie und beziehen sich überwiegend auf Freiberufler und Kleinstunternehmen, nicht speziell auf den Mittelstand. Sie sind als grobe Richtwerte zu verstehen, nicht als exakte Kennzahl.
Unstrukturierte Belegarbeit führt laut denselben Ratgeberquellen häufig zu Rückfragen des Finanzamts oder zusätzlichem Klärungsaufwand bei der Kanzlei — eine belastbare Zahl dazu (z. B. Mehrkosten in Euro oder Prozent) konnte in der Recherche nicht gefunden werden, dieser Punkt bleibt bewusst unbeziffert.
Kontrolle bleibt beim Unternehmen
LirAI übernimmt die Sortier- und Erfassungsarbeit, nicht die Entscheidung. Jeder Vorschlag ist einsehbar, jede Unsicherheit wird sofort sichtbar gemacht, jede Übergabe an die Kanzlei bleibt nachvollziehbar.