Die E-Rechnungspflicht seit dem 01.01.2025
Die elektronische Rechnungspflicht in Deutschland trat am 1. Januar 2025 in Kraft. Unternehmen müssen Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format erstellen und versenden — Teil der Digitalisierungsinitiative der Bundesregierung zur Vereinheitlichung von Verwaltungsprozessen.
Was bedeutet die E-Rechnungspflicht?
E-Rechnungen müssen strukturiert und maschinenlesbar sein, damit Buchhaltungs- und Steuerprüfungssysteme sie automatisch verarbeiten können.
Zulässige Formate:
- XRechnung (standardisiertes XML-Format für Behörden)
- ZUGFeRD, EN-16931-konform (Hybrid aus XML und PDF)
Unzulässig:
- Reine PDFs ohne strukturierte Daten
- Gedruckte oder gescannte Rechnungen ohne elektronische Übertragung
Betroffene Unternehmen
Die Pflicht gilt für alle B2B-Unternehmen, Selbstständige, öffentliche Auftragnehmer und Steuerberater.
Einführungsphasen:
- Ab 2025: für Unternehmen mit öffentlichen Auftraggebern
- Ab 2026: Ausweitung auf alle B2B-Transaktionen
Vorteile
- Effizienzsteigerung durch automatische Verarbeitung
- Kostenersparnis (Papier, Porto, Personalaufwand)
- Verbesserte Transparenz und Compliance
- Umweltschutz durch reduzierten Papierverbrauch
Fristübersicht
| Zeitraum | Regelung |
|---|---|
| Seit 1.1.2025 | E-Rechnungen optional; Papier/PDF mit Zustimmung des Empfängers weiterhin erlaubt |
| Bis 31.12.2026 | B2B-Papier- und PDF-Rechnungen noch zulässig |
| Ab 1.1.2027 | Strukturierte E-Rechnungen verpflichtend (Ausnahme: Unternehmen mit bis zu 800.000 € Vorjahresumsatz, längstens bis 31.12.2027) |
| Ab 1.1.2028 | Vollständige Umstellung für alle Unternehmen |
Erforderliche Schritte
- Bestehende Buchhaltungsprozesse überprüfen
- Software implementieren, die ZUGFeRD und XRechnung unterstützt
- DATEV-/ERP-Systeme validieren
- Mitarbeiter schulen
- Schnittstellen zu Steuerberatern klären