Die E-Rechnungspflicht seit dem 01.01.2025

Klingt nach viel Paragraf – ich behalt den Überblick.

Die elektronische Rechnungspflicht in Deutschland trat am 1. Januar 2025 in Kraft. Unternehmen müssen Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format erstellen und versenden — Teil der Digitalisierungsinitiative der Bundesregierung zur Vereinheitlichung von Verwaltungsprozessen.

Was bedeutet die E-Rechnungspflicht?

E-Rechnungen müssen strukturiert und maschinenlesbar sein, damit Buchhaltungs- und Steuerprüfungssysteme sie automatisch verarbeiten können.

Zulässige Formate:

• XRechnung (standardisiertes XML-Format für Behörden)
• ZUGFeRD, EN-16931-konform (Hybrid aus XML und PDF)

Unzulässig:

• Reine PDFs ohne strukturierte Daten
• Gedruckte oder gescannte Rechnungen ohne elektronische Übertragung

Betroffene Unternehmen

Die Pflicht gilt für alle B2B-Unternehmen, Selbstständige, öffentliche Auftragnehmer und Steuerberater.

Einführungsphasen:

• Seit 1.1.2025: Empfangspflicht — alle Unternehmen müssen elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können, nicht nur solche mit öffentlichen Auftraggebern.
• Bis 31.12.2026: Übergangsfrist für die Ausstellung — Papier- und (mit Zustimmung des Empfängers) PDF-Rechnungen im B2B-Bereich bleiben zulässig.
• Ab 1.1.2027: Ausstellungspflicht für strukturierte E-Rechnungen — Ausnahme u. a. für Unternehmen mit bis zu 800.000 € Vorjahresumsatz (Übergangsfrist bis 31.12.2027).
• Ab 1.1.2028: Ausstellungspflicht für alle inländischen B2B-Umsätze, unabhängig vom Umsatz.

Vorteile

• Effizienzsteigerung durch automatische Verarbeitung
• Kostenersparnis (Papier, Porto, Personalaufwand)
• Verbesserte Transparenz und Compliance
• Umweltschutz durch reduzierten Papierverbrauch

Fristübersicht

Erforderliche Schritte

1. Bestehende Buchhaltungsprozesse überprüfen
2. Software implementieren, die ZUGFeRD und XRechnung unterstützt
3. DATEV-/ERP-Systeme validieren
4. Mitarbeiter schulen
5. Schnittstellen zu Steuerberatern klären