Verfahrensdokumentation GoBD (Fassung 07/2025) — was jetzt reingehört

LirAI Redaktion

Einleitung

Bei einer Betriebsprüfung ist sie oft der erste Punkt auf der Checkliste — und oft der Punkt, an dem es hakt: die Verfahrensdokumentation nach den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Das Bundesministerium der Finanzen hat die GoBD am 14. Juli 2025 erneut aktualisiert — unter anderem, weil die E-Rechnungspflicht seit 2025 neue Anforderungen an die Dokumentation elektronischer Belege stellt.

Dieser Artikel erklärt, was eine Verfahrensdokumentation überhaupt ist, was mit der Fassung 07/2025 neu hinzugekommen ist, und was konkret reingehört.

Was eine Verfahrensdokumentation ist

Die Verfahrensdokumentation ist die schriftliche Beschreibung aller Prozesse, mit denen ein Unternehmen steuerlich relevante Belege und Daten erfasst, verarbeitet, speichert und archiviert. Sie hält fest: Wie kommt eine Rechnung ins Haus, wer prüft und gibt sie frei, in welchem System landet sie, und wie wird sie am Ende aufbewahrt?

Die GoBD verlangen für jedes relevante IT-System eine klar gegliederte Verfahrensdokumentation, die Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Verfahrens vollständig und schlüssig darstellt. Sie muss so verständlich sein, dass ein sachverständiger Dritter das Verfahren in angemessener Zeit nachvollziehen kann — Form, Umfang und Inhalt richten sich nach den tatsächlichen Prozessen, eingesetzten Systemen und der Organisationsstruktur des Unternehmens. Es gibt also keine Einheits-Vorlage, die für jedes Unternehmen passt.

Was sich mit der Fassung 07/2025 ändert

Der Auslöser für die zweite Änderung der GoBD 2025 war insbesondere die seit 1. Januar 2025 geltende Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen. Mit dem BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025 wurden strukturierte elektronische Dokumente — also insbesondere E-Rechnungen nach § 14 UStG — ausdrücklich als aufbewahrungspflichtige Unterlagen in den GoBD verankert.

Für die Praxis bedeutet das: Die Verfahrensdokumentation muss jetzt explizit beschreiben, wie E-Rechnungen im Unternehmen behandelt werden — vom Empfang über die Prüfung und Verbuchung bis zur Archivierung.

Was in eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation gehört

Eine vollständige Verfahrensdokumentation deckt typischerweise folgende Bereiche ab:

1. Allgemeine Beschreibung: Unternehmen, eingesetzte Systeme, Zuständigkeiten, Übersicht über den Belegfluss.
2. Anwenderdokumentation: Wie wird das System im Alltag genutzt — Erfassung, Prüfung, Freigabe, Verbuchung von Belegen (inkl. E-Rechnungen).
3. Technische Systemdokumentation: Eingesetzte Software, Schnittstellen, Datenformate, Versionsstände.
4. Betriebsdokumentation: Zugriffsrechte, Verantwortlichkeiten, Freigabeprozesse.
5. Beschreibung der Datensicherung: Wie werden Daten gegen Verlust geschützt — ausdrücklich Bestandteil der Verfahrensdokumentation nach den GoBD.
6. Organisatorische Schutzmaßnahmen: Wie ist das System gegen unberechtigte Eingaben und Veränderungen abgesichert (Zugriffskontrollen, Protokollierung).
7. Aufbewahrung im Ursprungsformat: Elektronisch erzeugte Dokumente — dazu zählt auch die Verfahrensdokumentation selbst — sind grundsätzlich im Ursprungsformat aufzubewahren. Eine Umwandlung (z. B. Formatkonvertierung) ist nur zulässig, wenn die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird und keine inhaltliche Veränderung erfolgt. Für E-Rechnungen bedeutet das konkret: Die strukturierten Daten (XML bei XRechnung, eingebettetes XML bei ZUGFeRD) müssen erhalten bleiben — ein reines PDF- oder Bild-Archiv genügt nicht.

Aufbewahrungsfristen im Überblick

Für Buchungsbelege wie Rechnungen und Kontoauszüge sowie für die Verfahrensdokumentation gelten gesetzliche Aufbewahrungsfristen nach Handels- und Steuerrecht. Die konkreten Fristen wurden in den letzten Jahren gesetzlich angepasst (u. a. durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz) — prüfen Sie die für Ihr Unternehmen aktuell geltende Frist im Zweifel mit Ihrem Steuerberater, da sich Übergangsregelungen je nach Belegart und Entstehungsjahr unterscheiden können.

Was das für den Einsatz von LirAI bedeutet

LirAI dokumentiert jeden Verarbeitungsschritt eines Belegs — von der KI-gestützten Erkennung über die manuelle Prüfung bis zur Freigabe — nachvollziehbar im System. Das liefert die technischen Bausteine für die Anwenderdokumentation Ihrer Verfahrensdokumentation, ersetzt aber nicht die schriftliche Gesamtdokumentation Ihres unternehmensspezifischen Prozesses: Wer bei Ihnen prüft und freigibt, bleibt eine organisatorische Festlegung, die Sie selbst treffen und dokumentieren müssen.

Fazit

Die Verfahrensdokumentation ist kein einmaliges Pflichtdokument für die Schublade, sondern muss mit den tatsächlichen Prozessen mitwachsen — insbesondere seit die GoBD-Fassung 07/2025 den Umgang mit E-Rechnungen explizit adressiert. Wer seine Dokumentation jetzt aktualisiert, ist bei der nächsten Betriebsprüfung vorbereitet, statt unter Zeitdruck nachzuliefern.

Quellen:

• BMF-Schreiben vom 14.07.2025 — Änderung der GoBD
• GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff), aktuelle Fassung
• § 14 UStG — Definition der elektronischen Rechnung
• §§ 146, 147 AO — Ordnungsvorschriften für die Buchführung, Aufbewahrungsfristen